Forretningsorden for Ældrerådet

Titel: Forretningsorden for Ældrerådet
Vedtaget: Vedtaget af Ældrerådet den 13. februar 2025

1. Møder

Ældrerådet afholder 11 ordinære møder om året. Juli måned er som udgangspunkt mødefri.

Ekstraordinære møder kan afholdes efter formandskabets skøn eller hvis mindst syv Ældrerådsmedlemmer anmoder herom. Det ekstraordinære møde afholdes senest 5 hverdage efter formandskabet eller sekretariatet har modtaget en begrundet anmodning om mødet.

Møderne i Ældrerådet er lukkede, hvorfor kun rådets medlemmer og sekretariat deltager. Af hensyn til en sags oplysning kan rådet i konkrete sager dog bede andre med relevans for sagen om at være til stede.

Formanden for Ældrerådet leder møderne i rådet, men kan uddelegere funktionen som mødeleder til næstformanden eller et andet medlem af Ældrerådet, hvis det skønnes hensigtsmæssigt.

Hvis det ikke er muligt at afholde et Ældrerådsmøde ved fysisk fremmøde, afholdes det virtuelt via Teams eller en lignende IT-løsning.

Ældrerådet afholder mindst 2 årlige dialogmøder med Senior- og Omsorgsudvalget. Der udarbejdes referat fra møderne.

2. Afbud til møder

Hvis et medlem er forhindret i at deltage i et Ældrerådsmøde, meddeles dette snarest muligt til sekretariatet. I referatet anføres for hvert møde, hvem der var til stede og fraværende.

3. Sekretariatsbistand

Med henvisning til § 31, stk. 2 i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område har Ældrerådet anmodet Aalborg Kommune om sekretariatsbistand til rådsarbejdet.

Sekretariatsbistanden stilles til rådighed af Direktørens Sekretariat i Senior og Omsorg.

4. Forberedelse af møder og sammensætning af dagsorden

Forud for alle ordinære og ekstraordinære møder afholdes der formøde mellem formandskabet og sekretariatet med henblik på udarbejdelse af dagsorden for mødet.

Mødets dagsorden skal sammensættes, så alle punkter forventeligt kan nå at blive behandlet indenfor mødets tidsramme. Visse punkter er til Ældrerådets orientering og skal ikke behandles.

Hvis et medlem senest 10 dage før et ordinært møde indgiver skriftlig anmodning om behandling af en sag ledsaget af udkast til formulering af dagsordenspunkt, sættes sagen på dagsordenen til førstkommende møde.

Sekretariatet foranlediger, at dagsorden og bilag er medlemmerne i hænde senest 7 kalenderdage inden et ordinært møde. Denne tidsfrist kan fraviges i særlige tilfælde – f.eks. hvis et møde flyttes eller hurtig sagsbehandling er påkrævet.

Dagsorden og bilag offentliggøres på Aalborg Kommunes hjemmeside.

5. Beslutninger

Ældrerådet er beslutningsdygtigt, når 7 af de 13 medlemmer er til stede.

Beslutninger træffes ved stemmeflerhed blandt de fremmødte. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Afstemning foregår ved håndsoprækning, men kan afvikles som hemmelig afstemning, hvis et medlem af rådet begærer det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

Hvis mødelederen i en sag skønner, at der ikke er tvivl om Ældrerådets indstilling, udtaler mødelederen den indstilling eller beslutning, der skønnes at være enighed om. Hvis ingen herefter forlanger afstemning, erklærer mødelederen sagen for afgjort og ordlyden føres til referat.

6. Opfølgning på beslutninger

Formandskabet sørger for, at de trufne beslutninger udføres snarest muligt. Sekretariatet sørger for, at referater bliver sendt ud indenfor den i punkt 7 nævnte tidsfrist, samt at de offentliggøres så hurtigt og effektivt som muligt via Aalborg Kommunes hjemmeside.

7. Referater

Der tages beslutningsreferat fra alle Ældrerådets møder.

For at sikre enighed om ordlyden, læser referenten den tekst op, der tænkes anført i referatet, når et punkt på dagsordenen er færdigbehandlet. Ethvert medlem kan forlange at få sin afvigende mening kort tilført beslutningsreferatet.

Referatet fra Ældrerådets møder fremsendes senest 4 hverdage efter mødets afholdelse til formanden for eventuelle rettelser og tilføjelser, hvorefter referatet publiceres på Aalborg Kommunes hjemmeside.

Øvrige rettelser til referatet meddeles på det førstkommende ordinære møde under punktet ”Godkendelse af referat”. Herefter er referatet endeligt godkendt.

8. Hastesager

Formandskabet kan på rådets vegne afgøre sager, der ikke tåler udsættelse. Hvis formanden eller næstformanden har forfald, kan sagen afgøres af den ene part alene. Sådanne afgørelser optages på dagsordenen på Ældrerådets næste ordinære møde. Der skal foreligge dokumentation for, at det er en hastesag.

9. Kontakter

Formandskabet er sammen eller hver for sig Ældrerådets kontakt til forvaltningerne i Aalborg Kommune.

Formanden er pressens kontaktperson i Ældrerådet, men kan uddelegere en pressemæssig opgave til et af Ældrerådets medlemmer. Alle Ældrerådets medlemmer kan med respekt for forvaltningslovens kapitel 8 om tavshedspligt og videregivelse af oplysninger samt Ældrerådets vedtægter ytre sig til pressen.

Dit Blad

Henvendelser til Ældrerådet vedrørende Dit Blad varetages af de 3 medlemmer, Ældrerådet har udpeget til redaktionen. Ældrerådets formand har ansvaret for, at rådet skriver en klumme til Dit Blad.

10. Faggrupper, udvalg, arbejdsgrupper og råd

Ældrerådet nedsætter efter behov faggrupper, der arbejder med sager af relevans for rådets virke.

Ældrerådet kan henvise sager til faggrupperne, men en faggruppe kan også af egen drift tage en sag op og belyse den med henblik på at udarbejde en indstilling med forslag til handling. Det kan for eksempel være forslag til høringssvar, udtalelser, initiativer og lignende.

Alle Ældrerådsmedlemmer, der er udpeget som repræsentanter i faggrupper, udvalg, arbejdsgrupper, lokalråd mv., er forpligtet til at rapportere om arbejdet på Ældrerådets møder.

11. Budget og udgifter

Udgifterne til Ældrerådets virksomhed afholdes af Senior og Omsorg i henhold til et årligt budget, der administreres af sekretariatet i samråd med formandskabet. Budgettet dækker mødevirksomhed samt udgifter til introduktionskurser og anden uddannelsesvirksomhed.

Sekretariatet orienterer i samråd med formandskabet halvårligt Ældrerådet om status på budgettet.

Sekretariatet sørger for tilmelding af Ældrerådets medlemmer til seminarer, konferencer o. lign.

12. Ændring af forretningsorden

Den gældende forretningsorden kan til enhver tid tages op til drøftelse. Ændringer vedtages af Ældrerådet med simpelt flertal.

Nærværende forretningsorden er vedtaget den 13. februar 2025.