Forretningsorden for Kunstudvalget

• Titel: Forretningsorden for Kunstudvalget i Aalborg Kommune.
• Vedtaget: Den 13. juni 2022 af bestyrelsen for Kunstudvalget.
• Fornyes: 31. december 2025.

Virkeområde

§ 1. Denne forretningsorden gælder for bestyrelsen for Kunstudvalget i Aalborg Kommune.

Udvalgets og rådets formandskab

§ 2. Formanden tegner udvalget og rådet over for offentligheden, med mindre andet er aftalt i det konkrete tilfælde. 
§ 3. Rådet og udvalget udpeger en næstformand blandt medlemmerne. Næstformanden varetager formandens opgaver ved dennes fravær.

Møder 

§ 4. Bestyrelsen aftaler sin mødeplan for et år ad gangen.
Stykke 2. Formanden kan ud over de fastsatte møder indkalde til bestyrelsesmøde, når der skønnes behov for det. 
Stykke 3. Formanden skal derudover, når mindst 2 af bestyrelsens medlemmer anmoder om det, indkalde til møde. 
Stykke 4. Møder kan afholdes on-line.

§ 5. Formanden tilrettelægger bestyrelsens arbejde og aftaler sagernes forberedelse og fremlæggelse for bestyrelsen med sekretariatet. 
Stykke 2. Mødeindkaldelse med dagsorden og bilag skal udsendes med mindst 7 dages varsel. I særlige tilfælde kan varslet dog forkortes. 
Stykke 3. Dagsordenen skal som minimum indeholde følgende punkter:

• Godkendelse af dagsordenen
• Økonomi
• Sager til behandling
• Næste møde
• Eventuelt.

Stykke 4. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få optaget et punkt på den dagsorden, der udsendes, hvis sekretariatet har modtaget ønsket inden udsendelsen.
Stykke 5. Bestyrelsen kan under godkendelse af dagsorden beslutte at optage sager af hastende art. 

§ 6. Formanden leder møderne. Hvis hverken formanden eller næstformanden er til stede, udpeger bestyrelsen en mødeleder ved mødets start. 

§ 7. Møderne er som udgangspunkt ikke åbne for andre end bestyrelsesmedlemmer. Dog deltager der altid som minimum én sekretariatsmedarbejder på møderne. 
Stykke 2. Formanden kan indbyde relevante personer til at deltage i møderne, hvor det skønnes hensigtsmæssigt.

§ 8. Sekretariatet fører beslutningsreferat af møderne. 
Stykke 2. Referatet udsendes efter formandens godkendelse til bestyrelsesmedlemmer så vidt muligt 
senest 14 arbejdsdage efter mødet. 
Stykke 3. Hvis medlemmerne ikke har gjort indsigelse inden 7 dage fra udsendelsen, betragtes referatet som godkendt. 

§ 9. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede på et møde. 
Stykke 2. Bestyrelsen tilstræber enighed i sine afgørelser. Er dette ikke muligt, træffes beslutninger 
med stemmeflerhed ved håndsoprækning. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. 
Stykke 3. Et medlem kan anmode om at få sin uenighed til en beslutning ført til referat.
Stykke 4. Bestyrelsens medlemmer skal over for offentligheden handle loyalt over for de af bestyrelsen trufne afgørelser.

§ 10. Hvis der mellem planlagte bestyrelsesmøder opstår behov for bestyrelsens afgørelse, kan 
formanden beslutte, at sager af hastende karakter sendes til skriftlig behandling hos bestyrelsens 
medlemmer. 
Stykke 2. I særlige tilfælde, hvor behandlingen af en sag ikke kan afvente næste møde eller skriftlig 
behandling, kan formanden på bestyrelsens vegne træffe afgørelse i en sag med omgående orientering af bestyrelsens medlemmer.
Stykke 3. Bestyrelsen kan bemyndige formanden til at træffe afgørelser i sager, hvor det skønnes 
hensigtsmæssigt. 
Stykke 4. Bestyrelsen kan bemyndige sekretariatet til at træffe afgørelser i sager, hvor det skønnes 
hensigtsmæssigt. 

§ 11. Sekretariatet har ansvar for forvaltningen af bestyrelsens støttemidler og den operative udførelse og opfølgning på projekter, som bestyrelsen igangsætter. 
Stykke 2. Bevilgede tilsagn om støtte forelægges kun for bestyrelsen i de tilfælde, hvor der er tvivl 
om bevillingsgrundlaget.

Tavshedspligt og inhabilitet 

§ 12. Bestyrelsens medlemmer er underlagt de til enhver tid gældende regler om tavshedspligt, som fremgår af forvaltningsloven. Dette betyder blandt andet, at medlemmerne har tavshedspligt om følsomme oplysninger, de måtte få kendskab til under arbejdet i rådet og udvalget. Det betyder også, at kun egne udsagn, ikke andres, må refereres.
§ 13. Bestyrelsens medlemmer er underlagt de til enhver tid gældende regler om habilitet, som fremgår af forvaltningsloven. Dette betyder blandt andet, at medlemmerne ikke må deltage i behandlinger og beslutninger omkring sager med videre, som de kan have en personlig eller økonomisk interesse i, eller hvor der på anden måde kan opstå tvivl om deres habilitet. 
Stykke 2. Det påhviler det enkelte bestyrelsesmedlem at informere bestyrelseslederen og sekretariatet, såfremt medlemmet mener, at han/hun muligvis er inhabil i en konkret sag. I tilfælde af inhabilitet skal det inhabile medlem forlade mødet under bestyrelsens behandling af den pågældende sag. 
Stykke 3. Eventuel inhabilitet noteres i mødereferatet.

Ændring af forretningsordenen

§ 14. Ændring af forretningsordenen kan kun besluttes, hvis forslag derom er udsendt rettidigt inden et indkaldt bestyrelsesmøde.
Stykke 2. Vedtagne ændringer af forretningsordenen træder først i kraft på næste bestyrelsesmøde 
efter det bestyrelsesmøde, hvor ændringerne er vedtaget.