Forretningsorden for det Rytmiske Musikudvalg

• Titel: Forretningsorden for Aalborg Kommunes Rytmiske Musikudvalg.
• Vedtaget: 10. maj 2022 af Sundheds- og Kulturudvalget.

§1: Formål

Aalborg Kommunes Rytmiske Musikudvalg skal virke til fremme af det rytmiske musikliv i Aalborg Kommune herunder både vækstlagsmiljøerne, de musiske uddannelser, de professionelle aktører, koncertarrangører, spillesteder og festivaler samt medvirke til at samordne den musikalske virksomhed i området i overensstemmelse med Aalborg Kommunes Kulturpolitik. Udvalget skal behandle ansøgninger om støtte til formål vedrørende rytmiske musik.

§2: Opgaver

Styk 1. Udvalgets opgaver er:

• Planlægning af mindst 4 møder årligt.
• Udarbejdelse af forslag til generelle kriterier, der skal lægges til grund for tilskud til den rytmiske musik.
• Behandling af ansøgninger om støtte til vækstlagspleje, koncerter og koncertrækker indenfor den rytmiske musik efter de vedtagne kriterier og anbefale til Sundheds- og Kulturudvalget og rådmanden. 

Styk 2. Udvalget skal endvidere efter anmodning generelt, rådgive Sundheds- og Kulturudvalget og/eller Aalborg Byråd i musikfaglige spørgsmål inden for den rytmiske musik.

Styk 3. Udvalget er desuden forpligtet til at indgå i dialog med det aalborgensiske musikmiljø ved som minimum at afholde ét offentligt møde med kommunens musikaktører per år.

Styk 4. Der aflægges årligt beretning til Sundheds- og Kulturudvalget om udvalgets virke.

Stk. 5. Det Rytmiske Musikudvalg fastsætter selv sin forretningsorden ved konstitueringen.

§3: Konstituering

På Aalborg Kommunes Rytmiske Musikudvalgs konstituerende møde, vælger udvalget en formand blandt sine musikfaglige medlemmer. Dernæst vælges en næstformand blandt alle udvalgets medlemmer. Næstformanden leder møderne i formandens fravær. Valghandlingen ledes af formanden.

§4: Møder og mødefrekvens

Det Rytmiske Musikudvalgs virksomhed foregår på møder. Møderne er ikke offentligt tilgængelige. Det Rytmiske Musikudvalg afholder mindst 4 møder årligt efter en årlig mødeplan, der fastlægges hurtigst muligt efter konstitueringen. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det nødvendigt, eller hvis mindst 4 af udvalgets medlemmer fremsætter ønske derom.

§5: Mødedagsorden

Sundhed og Kultur udarbejder, på formandens vegne, dagsorden og andet materiale til udvalgets møder. Dagsorden sendes til udvalgsmedlemmerne senest 4 dage før mødets afholdelse. Udvalgsmedlemmerne orienterer sig selv i ansøgningerne, som de kommer ind i ansøgningssystemet.

Dagsorden til møde i det Rytmiske Musikudvalg skal indeholde følgende punkter:

1. Godkendelse af dagsorden og beslutningsreferat.
2. Økonomisk status.
3. Eventuelt.

En sag, der ikke har været optaget på den udsendte dagsorden kan ikke behandles medmindre, der er enighed herom, eller såfremt sagen ikke tåler udsættelse.

§6: Suppleanter og fravær

Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeler vedkommende forvaltningen dette snarest muligt efter mødeindkaldelsen. I referatet anføres hvilke medlemmer der har været fraværende.

Ved midlertidigt fravær udvælges en suppleant efter først-til-mølle-princippet. I tilfælde af længerevarende fravær, udtrædelse eller orlov henvises til § 7.

§7; Udtrædelse og orlov

Sundhed og Kultur håndterer eventuel udtræden/orlov med videre.

§8: Sekretariatsbetjening

Sundhed og Kultur yder i fornødent omfang sekretariatsmæssig bistand til Det Rytmiske Musikudvalg.

§9: Beslutningsdygtighed

Styk 1. Det Rytmiske Musikudvalg er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af udvalgets medlemmer er til stede. Det Rytmiske Musikudvalgs beslutninger træffes ved stemmeflertal.

Styk 2. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Styk 3. Det Rytmiske Musikudvalgs medlemmer kan kun afgive stemme, hvis de deltager på mødet.

§10: Inhabilitet

Styk 1. Det Rytmiske Musikudvalg træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at vedkommende er udelukket fra at deltage i Det Rytmiske Musikudvalgs forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod vedkommende ikke er afskåret fra at deltage i Det Rytmiske Musikudvalgs forhandling og afstemning om, hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Styk 2. Et medlem skal underrette formanden inden mødet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans/hendes habilitet. Underretning skal snarest muligt og fortrinsvis forinden mødet gives til formanden.

§11: Tavshedspligt

Det Rytmiske Musikudvalgs medlemmer, suppleanter og øvrige mødedeltagere er omfattet af gældende regler om tavshedspligt.