Forretningsorden for byrådet

Vedtaget: Vedtaget i Byrådet den 23. oktober 2023

Byrådets møder

§ 1

Byrådet holder som hovedregel ordinært møde 1 gang om måneden. Byrådets møder fastlægges  i en mødeplan. Bekendtgørelse om tid og sted for møderne offentliggøres på kommunens hjemmeside. Dagsorden og referater fra møderne offentliggøres på kommunens hjemmeside. Dette gælder også for ekstraordinære møder.

Stk. 2. Byrådets møder er offentlige. Alle sager behandles på åbne dagsordener, og der skal være mest mulig åbenhed i byrådets dagsorden. Byrådet kan dog bestemme, at en sag skal behandles for lukkede døre, hvis helt særlige forhold gør sig gældende, eksempelvis visse personsager eller sager vedrørende visse forretningsmæssige forhold. Begrundelsen for, at sagen behandles på den lukkede dagsorden, skal fremgå af sagsbeskrivelsen.

Stk. 3. Der skal være størst mulig åbenhed i byrådets beslutningsreferater. Beslutningsreferater fra lukkede punkter på dagsordenen offentliggøres, med mindre særlige forhold gør sig gældende.

Stk. 4. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag giver anledning til dørlukning, skal dog forud behandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af byrådet eller borgmesteren.

Stk. 5. Sager, der behandles for lukkede døre, behandles så vidt muligt sidst.

Stk. 6. Enhver har ret til at overvære byrådets offentlige møder. Hvis en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller i fornødent fald samtlige tilhørere fra mødet.

Stk. 7. Borgmesteren kan reservere særlige pladser til pressens repræsentanter. Alle har adgang til at foretage video- og lydoptagelser fra tilhørerpladserne under byrådets møder for åbne døre i det omfang, at dette ikke forstyrrer afholdelsen af mødet.

§ 2

Er et medlem forhindret i at deltage i et byrådsmøde, meddeler vedkommende borgmesteren dette inden mødet.

Stk. 2. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer, der har været fraværende.

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 3

Hvis et medlem senest ugedagen før et ordinært møde har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter borgmesteren denne på dagsordenen for førstkommende møde. På tilsvarende måde forholdes med spørgsmål, som et medlem ønsker at stille til borgmesteren med henblik på optagelse på dagsordenen.

Stk. 2. Borgmesteren foranlediger, at en dagsorden med fornødne bilag er tilgængelig for hvert af byrådets medlemmer i det elektroniske dagsordenssystem senest 4 hverdage inden et ordinært møde.

Stk. 3. Referat fra byrådets møder gøres tilgængeligt for medlemmerne i det elektroniske dagsordensystem.

Stk. 4. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, er sagens dokumenter tilgængelige i det elektroniske dagsordenssystem. Dette gælder dog ikke dokumenter, der indeholder personoplysninger, jf. databeskyttelsesreglerne.

Stk. 5: Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der behandles på mødet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 4

Byrådet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Borgmesteren og i hans forfald første (anden) viceborgmester leder byrådets møder. Borgmesteren træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under møderne. Endvidere formulerer borgmesteren de punkter, om hvilke, der skal stemmes.

Stk. 3. Borgmesteren forelægger sagerne, men kan anmode rådmændene om at forelægge sager inden for pågældendes udvalgs område.

Stk. 4. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den orden, hvori de begærer det. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren den orden, hvori de får adgang til at tale. Talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.

Stk. 5. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelse angående overholdelsen af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan byrådet, efter borgmesterens forslag, nægte vedkommende ordet i dette møde.

Stk. 6. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Når borgmesteren finder anledning dertil, eller når det begæres af 3 medlemmer, skal det sættes under afstemning, om en forhandling skal afsluttes.

Stk. 7. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under borgmesterens afgørelse, afgøre af byrådet.

§ 5

Sagerne forelægges i mødet i den rækkefølge, som borgmesteren bestemmer, og borgmesteren kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Det første punkt på dagsordenen skal dog være et beslutningspunkt med teksten: "Godkendelse af dagsorden". Byrådet afgør dog, i hvilken rækkefølge sagerne skal behandles, når mindst tre medlemmer kræver afstemning herom.

Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder spørgsmål om en sags overflytning fra behandling for åbne døre til lukkede døre og omvendt.

§ 6

En sag undergives kun én behandling, medmindre andet er bestemt i lovgivningen eller byrådet vedtager at undergive den to behandlinger. Årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag skal undergives to behandlinger.

Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om sagens realitet, men kun om overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig om den foreliggende sag, før byrådet træffer beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der gå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet og flerårige budgetoverslag skal dog gå mindst 3 uger.

§ 7

Udsættelse af en sag, f.eks. for at indhente yderligere oplysninger, kræver stemmeflerhed.

Inhabilitet

§ 8

Byrådet træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at vedkommende er udelukket fra at deltage i byrådets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod vedkommende ikke er afskåret fra at deltage i byrådets forhandling og afstemning om, hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette byrådet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om vedkommendes inhabilitet. Underretning skal snarest muligt og fortrinsvis forinden mødet gives til borgmesteren.

§ 9

Medlemmerne kan kun deltage i byrådets afstemninger, når de personligt er til stede under disse.

Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag

§ 10

Afstemning sker ved, at medlemmerne rejser sig fra deres pladser og kontraprøve foretages. I særlige tilfælde kan borgmesteren beslutte, at afstemningen sker ved håndsoprækning og kontraprøve foretages.

Stk. 2. Alle beslutninger træffes ved stemmeflerhed, for så vidt ikke andet er foreskrevet i lovgivningen.

Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler borgmesteren dette med angivelse af den opfattelse borgmesteren har om sagens afgørelse. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den angivne opfattelse.

§ 11

Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt og behøver ikke at fremsendes eller forbeholdes under første behandling af en sag, der skal undergives to behandlinger, jf. dog stk. 2.

Stk. 2. Byrådet kan ved sager, som undergives to behandlinger, vedtage en frist for fremsættelse af ændringsforslag og efter omstændighederne også af underændringsforslag. I så fald kan de ikke fremsættes efter fristens udløb, medmindre byrådet med stemmeflerhed samtykker deri.

Stk. 3. Er ændrings- og underændringsforslag ikke bragt til medlemmernes kundskab før 2. behandlingen af en sag, giver borgmesteren ved forhandlingens begyndelse meddelelse om forslagene, for så vidt de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken orden der skal stemmes om ændringsforslagene, men afstemningen om disse skal altid ske før afstemningen om hovedforslaget, og afstemningen om underændringsforslag skal altid ske før afstemning om ændringsforslag.

Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg og andre procedureforslag kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Når sådant forslag fremsættes, efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter byrådet træffer beslutning om procedureforslaget.

Flertals- og forholdstalsvalg

§ 12

I forbindelse med flertalsvalg og forholdstalsvalg følges reglerne i den kommunale styrelseslov.

Beslutningsprotokol m.v.

§ 13

Byrådets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen, og ved sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med protokollen. Hvis det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal pågældende meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.

Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 14

Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for byrådet i næste møde.

Ikrafttrædelse

§ 15

Denne forretningsorden træder i kraft den 23. oktober 2023.

Vedtaget i Byrådet den 23. oktober 2023