Forretningsorden for By- og Landskabsudvalget

• Titel: Forretningsorden for By- og Landskabsudvalget
• Vedtaget: 6. januar 2022

Konstituering

§ 1
By- og Landskabsudvalget afholder konstituerende møde på det første møde i den nye valgperiode. På det konstituerende møde vælger By- og Landskabsudvalget sin næstformand blandt 
sine medlemmer. Valget sker ved flertalsvalg.

By- og Landskabsudvalgets møder

§ 2
By- og Landskabsudvalget udøver sin virksomhed i møder. Møderne er som udgangspunkt fysiske, men møderne kan afholdes som telefonmøder eller som digitale møder jævnfør § 4. Under ganske særlige omstændigheder kan en sag afgøres ved cirkulation per e-mail, når der er enighed herom. By-og Landskabsudvalget afholder møder på faste ugedage og klokkeslæt fastlagt af By- og Landskabsudvalget for hvert regnskabsår. Ved fastlæggelsen af mødeplanen for hvert regnskabsår fastlægges det hvilke møder, der afholdes digitalt. Møderne er ikke offentlige. Telefonmøder og digitale møder må ikke optages.

Stk. 2. Dagsorden og referater fra møderne offentliggøres på kommunens hjemmeside. Dette gælder også for ekstraordinære møder. Alle sager behandles på åbne dagsordener, og der skal være mest mulig åbenhed i By- og Landskabsudvalgets dagsorden. By- og Landskabsudvalget kan dog bestemme, at en sag behandles på den lukkede dagsorden, hvis helt særlige forhold gør sig gældende, eksempelvis visse personsager eller sager vedrørende visse forretningsmæssige forhold. Begrundelsen for, at sagen behandles på den lukkede dagsorden, skal fremgå af sagsbeskrivelsen.

Stk. 3. For at sikre enighed om dagsordenen, skal det første punkt på dagsordenen være et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af dagsorden”.

Stk. 4. Alle sager og emner, der drøftes under punktet ”Eventuelt” på dagsordenen bør i størst mulig udstrækning fremgå af det åbne referat. Hvis en drøftelse under punktet ”Eventuelt” medfører en beslutning, skal der udarbejdes et tillægsdagsordenspunkt, hvoraf beslutningen fremgår.

Stk. 5. For at sikre enighed om referatet, skal det sidste punkt på dagsordenen være et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af referat”.

Stk. 6. Der skal være størst mulig åbenhed i By- og Landskabsudvalgets referater. Referater fra lukkede punkter på dagsordenen, hvor der træffes endelig afgørelse i By- og Landskabsudvalget
offentliggøres med mindre helt særlige forhold gør sig gældende.

§ 3
Er et medlem forhindret i at deltage i et møde, meddeler vedkommende rådmanden dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer, der har været fraværende.

Digitale møder

§ 4
Fremsendelse af indkaldelse til digitale møder sker via det system, der stilles til rådighed af Aalborg Kommune til afholdelse af digitale møder.

Stk. 2. Rådmanden kan vælge at ekstraordinære møder skal afvikles digitalt.

Stk. 3. Medlemmers deltagelse i digitale møder er sidestillet med fysisk deltagelse jævnfør § 7. Deltagelse skal ske via det system, der stilles til rådighed af Aalborg Kommune. Medlemmer skal sikre, at de ved deltagelse i møder er i et lokale, hvor der ikke uvedkommende tilstede under møder.

Stk. 4. Såfremt et medlem ikke overholder stk. 3, skal forbindelsen til medlemmet afbrydes, og medlemmet anses som fraværende. Rådmanden træffer beslutning herom.

Stk. 5. Digitale møder ledes af Rådmanden. Digitale møder er mundtlige forhandlinger, og en hver form for meningstilkendegivelse skal ske mundtligt. Såfremt et medlem ønsker ordet, anvendes systemets chatfunktion eller lignende.

Stk. 6. Rådmanden kan tillade, at et eller flere medlemmer deltager digitalt i et møde, der afholdes fysisk. Tilladelse kan gives, såfremt medlemmet ellers ville være forhindret i at deltage med lovligt forfald jævnfør Kommunestyrelseslovens § 15, stk. 1, for eksempel af helbredsmæssige eller arbejdsmæssige årsager. Medlemmer der ønsker at deltage digitalt, skal senest 3 dage før mødet anmode om dette. Rådmanden kan afvise en anmodning, såfremt det vurderes, at fysisk deltagelse er hensigtsmæssig for eksempel på grund af sagernes beskaffenhed, eller såfremt det ikke er muligt at understøtte et digitalt møde i mødelokalet.

Stk. 7. Såfremt det på grund af tekniske problemer ikke er muligt at skabe forbindelse til et eller flere medlemmer, anses medlemmerne som fraværende. Så vidt muligt forsøges tekniske problemer løst således, at der kan opnås forbindelse til medlemmerne. Forbindelse kan skabes via telefonisk kontakt.

Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse

§ 5
Hvis et medlem, senest klokken 9.00 ugedagen forud for et ordinært møde, har indgivet skriftlig anmodning om behandling af en sag, sætter rådmanden denne sag på dagsordenen for 
førstkommende møde.

§ 6
Forvaltningen beskriver sagerne i dagsordenen og forelægger forslag til afgørelse således, at der kan træffes afgørelse på baggrund af beskrivelsen. Rådmanden drøfter i fornødent omfang 
dagsordenen med forvaltningens ledelse inden udsendelse og kan påføre sin erklæring.

§ 7
Rådmanden foranlediger, at en dagsorden med fornødne bilag er tilgængelig for hvert af By- og Landskabsudvalgets medlemmer i det elektroniske dagsordenssystem normalt 5 dage inden et 
ordinært møde.

Stk. 2. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, er dagsordenspunktet med eventuelle bilag tilgængelige i det elektroniske dagsordenssystem. Dette gælder dog ikke 
dokumenter, der indeholder personoplysninger, jævnfør databeskyttelseslovgivningen.

Stk. 3. Dagsorden og referat fra By- og Landskabsudvalget møder gøres tilgængeligt for samtlige byrådsmedlemmer i det elektroniske dagsordensystem.

Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver rådmanden i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.

Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse

§ 8
By- og Landskabsudvalget er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.

Stk. 2. Rådmanden, og i dennes forfald næstformanden, leder By- og Landskabsudvalgets møder og formulerer de punkter, der skal stemmes om.

Stk. 3. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen.

Stk. 4. Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge, som rådmanden bestemmer, og den i dagsordenen angivne rækkefølge kan fraviges. Det første punkt på dagsordenen skal dog være et 
beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af dagsorden” og det sidste punkt på dagsordenen skal være et beslutningspunkt med teksten: ”Godkendelse af referat” jævnfør § 2 stk. 3 og 5.

Stk. 5. En sag, der ikke har været optaget på dagsordenen, kan ikke behandles, med mindre der er enighed herom, eller sagen ikke tåler udsættelse.

Sagers fremsendelse til byråd

§ 9
Ved behandling af sager, hvori By- og Landskabsudvalget skal afgive indstilling til byrådet, beslutter By- og Landskabsudvalget, hvordan sagen beskrives ved fremsendelsen.

Stk. 2. Et mindretal, der ikke har stemt for By- og Landskabsudvalgets indstilling, har ret til at få medsendt en kort beskrivelse af det afvigende standpunkt og/eller den afvigende indstilling som 
vedkommende har stemt for. Beskrivelsen formuleres af mindretallet.

Inhabilitet

§ 10
By- og Landskabsudvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at vedkommende er udelukket fra at deltage i By- og Landskabsudvalgets
forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod vedkommende ikke er afskåret fra at deltage i By- og Landskabsudvalgets forhandling og afstemning om, hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.

Stk. 2. Et medlem skal underrette rådmanden inden mødet, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet. Underretning skal snarest muligt og fortrinsvis forinden mødet gives til rådmanden.

Afstemning

§ 11
Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed. Medlemmerne skal tilkendegive deres opfattelse både i forbindelse med afgørelser og indstillinger.

Stk. 2. Skønner rådmanden, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemning vil være overflødig, udtaler rådmanden dette med angivelse af den opfattelse, rådmanden har med hensyn til sagens afgørelse. Hvis intet medlem herefter forlanger afstemning, kan rådmanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den afgivne opfattelse.

Beslutningsprotokol med videre

§ 12
Ethvert medlem af By- og Landskabsudvalget kan standse udførelsen af en beslutning ved på mødet til beslutningsprotokollen at erklære, at vedkommende ønsker sagen indbragt for byrådet.

Stk. 2. By- og Landskabsudvalgets beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af By- og Landskabsudvalgets sekretær. Rådmanden tilkendegiver, hvad der skal indføres.

Stk. 3. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen. Medlemmet skal i så fald selv formulere tilføjelsen. Ved sager, der skal fremsendes til byrådet eller 
anden myndighed, kan ethvert medlem kræve, at modtageren samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Dersom det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt, skal vedkommende meddele dette til rådmanden, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen, som medlemmet selv skal formulere.

Stk. 4. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under 
henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.

Stk. 5. Rådmanden ekspederer By- og Landskabsudvalgets afgørelser.

Andre deltagere

§ 13
By- og Lands direktør og By- og Landskabsudvalgets sekretær deltager i By- og Landskabsudvalgets møder. Sekretæren udpeges af Rådmanden.

Stk. 2. I det omfang By- og Landskabsudvalget finder det hensigtsmæssigt, kan andre kommunalt ansatte deltage i møderne eller under behandlingen af enkelte sager. By- og Landskabsudvalget kan tilkalde andre personer, når det er ønskeligt af hensyn til en sags oplysning.

Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse

§ 14
Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter rådmandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan indbringes for By- og 
Landskabsudvalget på det næste møde.

I øvrigt

§ 15
By- og Landskabsudvalget kan delegere beslutningskompetence til rådmanden og til forvaltningen.

Ikrafttrædelse

§ 16
Denne forretningsorden træder i kraft den 6. januar 2022.
Vedtaget af By- og Landskabsudvalget den 6. januar 2022.