Håndbog om behandling af personoplysninger

Titel: Håndbog om behandling af personoplysninger om ansøgere, ansatte, frivillige, praktikanter eller udpeget af Aalborg Kommune

Vedtaget: Godkendt i PL-Gruppen 19. januar 2023, godkendt i Direktørgruppen 14. februar 2023 og orienteret i HMU 11. april 2023.

Indledning

Denne håndbog om behandling af personoplysninger om ansøgere, ansatte, frivillige, praktikanter eller udpeget af Aalborg Kommune er en del Aalborg Kommunes samlede dokumentation for, at kommunen overholder den gældende databeskyttelseslovgivning.

Dokumentationsmaterialet og yderligere information findes på Intranettet.

Materiale om IT og Kommunikation – IT Sikkerhed og adfærd findes også på Aalborg Kommunes hjemmeside

Herudover kan der henvises til Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i forbindelse med ansættelsesforhold, som kan findes på Datatilsynets hjemmeside.

Vejledning om databeskyttelse og ansættelsesforhold revideret (datatilsynet.dk)

Håndbogen udgør således den del af det samlede materiale, som dokumenterer korrekt behandling af personoplysninger om ansøgere, ansatte, frivillige, praktikanter eller udpeget af Aalborg Kommune.

Som led i den daglige drift indhenter og opbevarer Aalborg Kommune en række personoplysninger om ansøgere, ansatte, frivillige, praktikanter eller udpeget af Aalborg Kommune samt om fratrådte medarbejdere. Formålet med denne håndbog er at beskrive kommunens håndtering af disse personoplysninger, - lige fra modtagelse af jobansøgning til afslutning af et ansættelsesforhold og den efterfølgende arkivering/sletning af personoplysninger.

Grundlæggende principper for behandling af personoplysninger

Aalborg Kommunes behandling af personoplysninger er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning og behandles kun, hvis kommunen har et grundlag herfor. Når kommunen indsamler og behandler oplysninger, sker det alene til udtrykkeligt angivne og saglige formål.

De oplysninger, vi behandler, er relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til administrationen af personalesager.

Når vi behandler personoplysninger, skal de være rigtige og ajourførte, og urigtige oplysninger vil blive berigtiget eller evt. slettet, hvis dette er muligt. Vores behandling af oplysninger sker desuden på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed og fortrolighed. Aalborg Kommune er desuden opmærksom på, at det er nødvendigt at træffe en række organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod uberettiget videregivelse, manipulation eller sletning. Sikkerhedsforanstaltningerne er nærmere beskrevet i Aalborg Kommunes informationssikkerhedspolitik, regulativ og regler for sikker brug (der kan findes på intranettet).

Oplysningerne bliver ikke opbevaret længere, end det er nødvendigt. Se mere i afsnittet opbevaring.

Det overordnede formål med at behandle personoplysningerne

Det overordnede formål med at behandle personoplysninger om ansøgere, ansatte, frivillige, praktikanter eller udpeget af Aalborg Kommune er rekruttering og personaleadministration. Oplysningerne bliver behandlet for at sikre, at ansættelsen eller tilknytningen som frivillig, praktikant eller udpeget af kommunen følger ansættelsesretten, overenskomster, forvaltningsretten og Aalborg Kommunes interne personalepolitikker.

Formålet er således bl.a. at kunne udbetale den korrekte løn eller vederlag til dig. Det er også, at kommunen modtager de korrekte ydelser og refusion ved sygdom, barsel og. lign. Oplysningerne behandles også for at sikre, at du som medarbejder opfylder din del af ansættelsesforholdet i forhold til mødetider, adfærd og lignende.

Dataansvarlig

Aalborg Kommune er dataansvarlig for de indsamlede personoplysninger om ansøgere, ansatte, frivillige, praktikanter eller udpegede af Aalborg Kommune. Nedenfor findes alle relevante kontaktoplysninger:

Navn: Aalborg Kommune

Adresse: Boulevarden 13, 9000 Aalborg

CVR: 29189420

Telefonnummer: 99313131

Databeskyttelsesrådgiverens rolle er at yde konkret rådgivning om Aalborg Kommunes beskyttelse af personoplysninger, samt at blive involveret i Aalborg Kommunes overvejelser og beslutninger om, hvordan man lever op til databeskyttelsesregler.

Ved sikkerhedshændelser skal databeskyttelseskonsulenten altid underrettes. Denne vurderer herefter, om sagen skal anmeldes til datatilsynet. Såfremt det vurderes, at sikkerhedshændelsen skal anmeldes til datatilsynet, underrettes databeskyttelsesrådgiveren.

Herudover står databeskyttelsesrådgiveren til rådighed for spørgsmål fra Aalborg Kommunes ansatte og ledelse, og kan kontaktes på dbr@aalborg.dk.

Databeskyttelsesrådgiveren vil løbende overvåge Aalborg Kommunes organisation for overholdelse af regler om behandling af personoplysninger samt rapportere status til ledelsen.

Brug af databehandlere

Aalborg Kommune samarbejder med en række databehandlere, idet kommunen overlader personoplysninger til databehandlerne som et led i, at disse udfører en nærmere bestemt opgave for Aalborg Kommune vedrørende løn- og personaleforhold.

I samarbejdet med alle databehandlere er der indgået en skriftlig databehandleraftale, som blandt andet beskriver rammerne for, hvordan databehandleren skal behandle personoplysningerne på kommunens vegne, samt de sikkerhedskrav, der gælder for databehandleren. For yderligere information om databehandlere, kan Personalekontoret kontaktes.

Revision af håndbog og kontrol med overholdelse

Denne håndbog revideres en gang årligt eller ved væsentlige ændringer i arbejdsgangene, som påvirker Aalborg Kommunes løn- og personalefunktioner. Aalborg Kommune bliver desuden revideret på it-sikkerheden samt overholdelse af databeskyttelseslovgivningen. Personalekontoret og Juridisk kontor i Økonomi og Erhverv står for revidering og opdatering af håndbogen.

Inden ansættelsen

Formål med behandling af oplysninger

Formålet med behandlingen af personoplysningerne inden en ansættelse, tilknytning som frivillig eller praktikant samt udpeget af kommunen er at kunne tiltrække ansøgere, praktikanter samt den frivillige og behandle de pågældendes henvendelser og ansøgninger o.l.

Retsgrundlag for behandlingen

Oplysningerne behandles med hjemmel i:

• Databeskyttelseslovens § 8, § 11, stk. 1 og § 12
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens
  • artikel 9, stk. 2, litra a, jf. artikel 6, stk. 1, litra e,
  • artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra e og
  • artikel 9, stk. 2, litra e, jf. artikel 6, stk. 1, litra e
• Forvaltningsloven § 29
• Helbredsoplysningsloven §§ 2-5
• Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 36 (Indhentelse af børneattest)
• Bekendtgørelse nr. 128 af 27. marts 2001 om behandling af personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister
• Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet med videre.
• Lov om kompensation til handicappede i erhverv mv. §§ 3-4

Modtagelse af ansøgninger

Ved modtagelsen af jobansøgninger og henvendelser vedrørende frivillige/praktikanter behandler Aalborg Kommune de personoplysninger, der modtages i ansøgningen eller henvendelsen og de medsendte bilag.

Formålet med at behandle oplysningerne er rekruttering. Det drejer sig om kontaktoplysninger på de pågældende, oplysninger om kvalifikationer, erfaringer, motivation for ansøgningen og personlige og faglige egenskaber hos ansøgeren, herunder udtalelser/anbefalinger, uddannelsesbeviser mv.

Når der søges en stilling i Aalborg Kommunes rekrutteringssystem skal ansøger acceptere behandling af personoplysninger forud for at ansøgning og cv kan uploades.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra e og databeskyttelsesloven § 11.

Hvilke kategorier af personoplysninger behandler Aalborg Kommune

De kategorier af oplysninger som vi behandler i forbindelse med rekruttering m.v. om ansøgere, frivillige/praktikanter og udpeget af Aalborg Kommune er identifikations– og kontaktoplysninger såsom den pågældendes navn, adresse, telefonnummer og personnummer. Oplysninger om uddannelses– og lønforhold såsom udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, oplysninger om løn og referencer fra tidligere arbejdsgiver(e), såfremt stillingen tilbydes.

Helbredsoplysninger, såfremt du oplyser det i forbindelse med din ansøgning/tilknytning til Aalborg Kommune. Strafbare forhold såsom børne- og straffeattest, såfremt det er påkrævet efter lovgivningen eller i særlige tilfælde. Oplysninger der er offentligt tilgængeligt på sociale medier kan indgå i behandlingen af personoplysninger

Referencer

Ved alle nyansættelser, såvel faste stillinger som tidsbegrænsede stillinger, herunder også ved stillingsskifte internt i kommunen, indhentes der altid referencer fra tidligere arbejdsgiver(e) på den ansøger, som tilbydes stillingen.

Formålet med at indhente referencer er at sikre, at ansættelsessagen er oplyst tilstrækkeligt til, at man kan beslutte, om det er den pågældende, der skal ansættes.

Referencer indhentes med hjemmel i databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra e. Det skal i den forbindelse oplyses over for ansøgeren hvilke oplysninger der indhentes – fra hvem og hvornår for at sikre forudsigelighed og gennemsigtighed.

Indhentelse af referenceoplysninger om rent private forhold

Hvis der i helt særlige tilfælde er behov for indhentelse at oplysninger om rent private forhold, skal der desuden indhentes et samtykke fra ansøgeren efter forvaltningsloven § 29, i de tilfælde, hvor man ønsker at hente oplysninger om ansøgerens rent private forhold. Dette gælder både i forhold til andre offentlige myndigheder, andre forvaltninger samt i forhold til private, herunder private virksomheder (jf. principperne i forvaltningslovens § 29).

Børne- og straffeattester

I overensstemmelse med Lov om indhentelse af børneattest, indhenter alle forvaltninger en børneattest på medarbejdere, der skal ansættes eller beskæftiges med børn og unge under 15 år.

Formålet med at indhente børne – og straffeattester er at sikre, at ansættelsessagen er oplyst tilstrækkeligt til, at man kan beslutte, om det er den pågældende, der skal ansættes. Det kan følge direkte af lovgivningen, at der skal indhentes en børne - og straffeattester. Der kan også være tilfælde, hvor det vurderes, at det er nødvendigt at indhente en attest pga. stillingens særlige beskaffenhed. Det kan f.eks. være tilfældet med stillinger, der indeholder et særlig økonomisk ansvar.

Straffeattester vil kun blive indhentet for ansøgere, som Aalborg Kommune forventer at ansætte og kun i de situationer, hvor Aalborg Kommune vurderer, at det er sagligt og proportionelt i forhold til stillingens funktion.

Straffeattester, såvel den private som den offentlige, indhentes efter de procedurer, der er gældende i de respektive forvaltninger i Aalborg Kommune. Nærmere information findes på kommunens intranet eller ved henvendelse til forvaltningens personalekontor.

Attesterne indhentes digitalt og med digitalt samtykke fra ansøgeren, og ansøgeren oplyses om formålet med indsamlingen og opbevaringen.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, stk. 1.

Der skal desuden indhentes et samtykke fra ansøgeren efter forvaltningsloven § 29.

Såvel ved ansættelse som ved afslag på ansættelse vil attesterne sammen med afslaget blive journaliseret. Attesterne opbevares elektronisk med en sikkerhedsfacet, således det kun er en afgrænset kreds på personalekontorerne, som har adgang til attesterne.

Helbredsoplysninger

Formålet med behandlingen af helbredsoplysninger er at sikre, at ansættelsessagen er oplyst tilstrækkeligt til, at man kan beslutte, om det er den pågældende, der skal ansættes.

I visse tilfælde kan det være nødvendigt og også obligatorisk for ansøgeren at oplyse helbredsoplysninger, der karakteriseres som en følsom personoplysning.

Oplysningerne behandles med hjemmel i helbredsoplysningsloven §§ 2-5, lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet mv. og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra e.

Disse oplysninger vil alene blive registreret, hvis oplysningerne falder inden for helbredsoplysningslovens § 2, og medarbejderen således er forpligtet til at oplyse dem til Aalborg Kommune.

Hvis ansøgeren ikke ansættes, vil helbredsoplysningerne blive slettet sammen med ansøgning og øvrige dokumenter, jf. afsnittet omkring Opbevaring af oplysning om ansøgere.

Anvendelse af test (personprofil)

I visse situationer anvender Aalborg Kommune test (personprofil) i forbindelse med ansættelser.

Formålet med anvendelsen af personprofil er at lære kandidaterne bedre at kende, at få øje på evt. opmærksomhedspunkter til 2. samtale samt at blive klogere på, om ansøgeren passer ind i rammer, kultur og opgaver, som ønskes til denne særlige stilling. Personprofilen er således også med til at sikre, at ansættelsessagen er oplyst tilstrækkeligt til, at man kan beslutte, om det er den pågældende, der skal ansættes.

Profilen behandler ikke følsomme personoplysninger og behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Ved ansættelse journaliseres profilen på personalesagen. Såfremt ansøger ikke ansættes, anonymiseres profilen efter 6 måneder.

Oplysninger på sociale medier, f.eks. Facebook, LinkedIn og Instagram o.l.

Hvis der i helt særlige tilfælde er behov for at indhente oplysninger på sociale medier, som er offentliggjort af den pågældende selv eller andre, til at danne sig et indtryk af ansøgerne og medvirke til, at ansættelsessagen er oplyst tilstrækkeligt, behandles oplysningerne med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra e, jf. artikel 6, stk. 1, litra e.

Opbevaring af oplysninger om frivillige/praktikanter og udpeget af Aalborg Kommune.

Opbevaring af oplysninger om frivillige og praktikanter, der bliver tilknyttet kommunen

Aalborg Kommune behandler identifikations- og kontaktoplysninger, herunder oplysninger om navn og adresse og oplysninger om hvilken afdeling, den frivillige eller praktikanten er tilknyttet.

Formålet med behandling er administration af den frivillige eller praktikantens arbejde for bl.a. at planlægge arbejdsopgavernes fordeling.

På visse af Aalborg Kommunes arbejdssteder behandles oplysningerne også for at kunne overholde offentligretlig lovgivning, lov om børneattester og interne retningslinjer.

Aalborg Kommune opbevarer oplysninger, indtil det ikke længere er relevant for Aalborg Kommune at opbevare oplysningerne. Da oplysningerne bl.a. skal anvendes til dokumentation af, at Aalborg Kommune har overholdt regler om indhentelse af børneattester og lignende, opbevares oplysninger i 5 år efter ophør som frivillig eller praktikant i Aalborg Kommune.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og databeskyttelseslovens § 11.

Opbevaring af oplysninger om udpegede af Aalborg Kommune, der bliver tilknyttet kommunen

Aalborg Kommune behandler identifikations- og kontaktoplysninger, herunder oplysninger om navn og adresse og oplysninger om hvilket udvalg, den udpegede er tilknyttet.

Formålet med behandling er administration af udvalgene, herunder udbetaling af korrekt vederlag.

Aalborg Kommune opbevarer oplysninger, indtil det ikke længere er relevant for Aalborg Kommune at opbevare oplysningerne. Da oplysningerne bl.a. skal anvendes til dokumentation i tilfælde af, at der rettes krav mod Aalborg Kommune om forkert udbetalt vederlag eller lignende, opbevares oplysningerne i 5 år efter ophør som udpeget i et udvalg i Aalborg Kommune.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og databeskyttelseslovens § 11.

Oplysninger om ansøgere, der ikke ansættes

Ansøgningerne behandles elektronisk af medlemmer af ansættelsesudvalget. Adgangen til det konkrete jobopslag og de indkomne ansøgninger lukkes, når ansættelsesprocessen er afsluttet. Eventuelle printede udgaver af jobansøgninger og bilag må kun være tilgængelig for ansættelsesudvalget og skal straks makuleres, når ansættelsesprocessen er afsluttet.

Aalborg Kommune opbevarer oplysningerne efter endt rekrutteringsforløb med henblik på at sikre dokumentation for korrekt rekrutteringsforløb i forbindelse med indsigelser om diskrimination m.v. Oplysningerne bliver opbevaret i 6 måneder efter ansøgningsfristens udløb.

Oplysningerne bliver behandlet med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra e og databeskyttelseslovens § 11.

Under ansættelsen

Det overordnede formål med at behandle personoplysningerne

Det overordnede formål med at behandle personoplysninger om ansatte, frivillige, praktikanter eller udpeget af Aalborg Kommune er personaleadministration. Oplysningerne bliver behandlet for at sikre, at ansættelsen eller tilknytningen som frivillig, praktikant eller udpeget af kommunen følger ansættelsesretten, overenskomster, forvaltningsretten og Aalborg Kommunes interne personalepolitikker.

Formålet er således bl.a. at kunne udbetale den korrekte løn eller vederlag til dig. Det er også, at kommunen modtager de korrekte ydelser og refusion ved sygdom, barsel og. lign. Oplysningerne behandles også for at sikre, at du som medarbejder opfylder din del af ansættelsesforholdet i forhold til mødetider, adfærd og lignende.

Retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i:

• Databeskyttelseslovens § 7, § 8, § 11, stk. 1 og § 12
• Databeskyttelsesforordningens
  • artikel 6, stk. 1, litra a
  • artikel 6, stk. 1, litra b
  • artikel 6, stk. 1, litra c
  • artikel 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens
  
  • artikel 9, stk. 2, litra a, jf. artikel 6, stk. 1, litra e.
  • artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelsesloven § 7, stk. 2
  • artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra e
  • artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra c
• Databeskyttelsesforordningens artikel 10
• Helbredsoplysningsloven §§ 2-5
• Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 36 (Indhentelse af børneattest)
• Bekendtgørelse nr. 128 af 27. marts 2001 om behandling af personoplysninger i Det Centrale Kriminalregister
• Lov om forbud mod forskelsbehandling på arbejdsmarkedet mv.
• Lov om kompensation til handicappede i erhverv mv. §§ 3-4
• Ligningsloven
• Personskatteloven
• Tjenestemandspensionsloven
• Ansættelsesbevisloven § 2
• Tv-overvågningsloven §2d, stk. 1 og § 4c, stk. 4
• Whistleblowerloven § 22

Personalemappe

Personoplysninger om den enkelte medarbejder opbevares i dennes personalemappe. Personalemappen opbevares elektronisk i Aalborg Kommunes personalesystem.

Ansættelseskontrakt

For alle månedslønnede ansættelser og udvalgte timelønnede udarbejdes der altid et skriftligt ansættelsesbrev, som beskriver løn- og ansættelsesvilkår. Ansættelsesbrev og lønaftaler opbevares i personalemappen.

Oplysningerne opbevares med det formål at dokumentere de aftalte løn- og ansættelsesvilkår og behandles efter databeskyttelseslovens § 11, ansættelsesbevisloven § 2 og eventuelt helbredsoplysningslovens §§ 2-5, databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra e

Har du spørgsmål om, hvilke regler der gælder for din ansættelse, kan du kontakte dit personalekontor.

Udlånte effekter

Under ansættelsen udlåner/stiller Aalborg Kommune som arbejdsgiver en række forskellige effekter til rådighed for medarbejderne, som er nødvendige for arbejdets udførelse. Det kan eksempelvis være nøgler/adgangskort, telefon, PC, beklædning mv. Udlånene og dermed dine personoplysninger bliver registreret, bl.a. for, at det er muligt at have styr på, hvilke effekter, der skal tilbageleveres, når ansættelsen eller tilknytning til Aalborg Kommune ophører.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e.

Multifunktionsmaskiner

Medarbejderes brug af Aalborg Kommunes multifunktionsmaskiner logges. Loggen indeholder kun oplysninger om, hvem der printer og hvor mange sider samt dokumentets navn. Loggen kan ikke hente pågældende dokument og derfor ikke genudskrive. Flere steder anvendes skyprint, som sikrer datasikkerheden ved udprint af materiale med fortrolige og følsomme oplysninger. Loggen med information om de specifikke printjobs bliver gemt 30 dage i skyprint systemet på tværs af alle maskiner. Den enkelte maskine gemmer en lokal jobliste i 7 dage. Alle jobfiler slettes så snart et print er gennemført.

Oplysningerne behandles af driftstekniske formål, herunder at reducere mængden af udskrifter (uddata) og behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Nøglekort/adgangsbrik og alarmsystemer

Medarbejderes brug af nøglekort/adgangsbrik samt til- og frakobling af alarmer til bygninger, lokaler o.l. bliver logget. Loggen kan tilgås af ledelsen. Loggen slettes efter bestemmelser i de respektive systemer medmindre den er gjort til genstand for nærmere undersøgelser.

Formålet med at disse oplysninger indsamles er, at sikre medarbejdernes retssikkerhed mod falske anklager samt for at forebygge misbrug.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Hvis du har spørgsmål i forhold til de bygninger mm. du har adgang til, kan du kontakte nærmeste leder.

Tv-overvågning

Der foretages ikke tv-overvågning af medarbejdere i Aalborg Kommune. Der foretages tv-overvågning på udvalgte bygninger og arbejdspladser i Aalborg Kommune. Du vil dog kunne optræde på denne tv-overvågning, hvis/når du bevæger dig ind i et område/bygning, der er tv-overvåget.

Formålet er at forebygge og sikre beviser for eventuel kriminalitet, f.eks. hærværk på kommunens ejendomme og anlæg. Samtidig skal tv-overvågningen hjælpe med at øge trygheden hos Aalborg Kommunes ansatte og borgere. Optagelserne lagres på servere i Aalborg Kommunes IT-center og gemmes i 30 dage, jf. tv-overvågningsloven § 4c, stk. 4. Videooptagelser af kriminelle handlinger kan overdrages til politiet med henblik på eventuel efterforskning.

De oplysninger, vi opbevarer om dig er almindelige personoplysninger, såsom tidspunkt for ophold i det tv-overvågede område.

Oplysningerne behandles efter jf. tv-overvågningsloven § 4c, stk. 4, og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

GPS – overvågning

Aalborg Kommune foretager på nogle få områder gps-overvågning eller tracking af kommunens køretøjer.

Formålet med gps-overvågningen er, at lokalisere køretøjer anvendt af ansatte i arbejdstiden, ruteoptimering, varetage interesser i forhold til skader, klager samt hensynet til de ansattes sikkerhed.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.

Logning af brug af internettet, systemer og e-mails

Aalborg Kommune foretager logning af, hvilke ip-adresser på internettet, der er tilgået fra Aalborg Kommunes it-udstyr samt logning af opslag i fagsystemer med følsomme data. Ved brugen af Aalborg Kommunes e-mailløsning logges en række oplysninger om sender/modtager/emne/tidspunkt og forskellig statusinformation.

Formålet er at dokumentere indholdet og tidspunkt af afsendte mail, om en medarbejder har foretaget søgninger eller har tilgået sager uden arbejdsmæssigt behov, eller om der har været tilgået hjemmesider med strafbart indhold med videre.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.

Scanning af drev (Office online), teams og mailpostkasser

Scanninger af drev (Office online), teams og mailpostkasser foretages med det formål at sikre, at der ikke bliver opbevaret fortrolige og følsomme oplysninger uden den tilstrækkelige opbevaringssikkerhed i strid med lovgivningen og interne retningslinjer. Der foretages ikke scanning af mapper/foldere navngivet Privat. Læs mere om Aalborg Kommunes retningslinjer for personlige- og/eller private mapper samt håndtering af fratrådte medarbejderes e-mail konti i HMU´s notat herom af 16. februar 2018 (findes på intranettet).

Formålet er i disse tilfælde at hjælpe og understøtte medarbejderne i at overholde de gældende regler og retningslinjer for opbevaring af personoplysninger.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.

Dokumenter, kalenderoplysninger med videre

Når du som medarbejder udfører administrativt arbejde, f.eks. opretter dokumenter, fører en kalender, deltager i møde o.l. bliver dine personoplysninger behandlet af Aalborg Kommune, idet dit navn ofte vil fremgå af de dokumenter, som du opretter, referater fra møder og din kalender mv. Dette sker som led i, at du udfører det arbejde, som du er ansat til at udføre.

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger er i disse tilfælde, at du udfører dit arbejde i overensstemmelse med din ansættelse og dine opgaver.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Erhvervskort og P-abonnement

Aalborg Kommune tilbyder medarbejdere to former for personalegoder i form af bruttolønsordninger, henholdsvis erhvervskort (buskort) og P-abonnement.

Brug af disse muligheder indebærer, at der sker en registrering af oplysninger, såvel i Aalborg Kommune som hos de parter, som Aalborg Kommune har aftaler med til det formål, at medarbejderne kan få det ønskede erhvervskort eller P-abonnement. Der er tale om oplysninger, som er nødvendige for udstedelse af erhvervskortet og/eller p-abonnementet og for at kunne foretage løntræk efter de gældende regler om bruttolønsordninger.

Ved P-abonnement opbevares følgende oplysninger, som ikke allerede er indsamlet på baggrund af ansættelsesforholdet: Bilens registreringsnummer

Ved erhvervskort videregives følgende oplysninger: Mobilnummer, hjemmeadresse samt arbejdspladsadresse. Oplysningerne bliver videregivet til udbyderen af erhvervskortet.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Løn

Lønoplysningerne behandles med det formål at sikre, at medarbejderne får udbetalt den korrekte løn til rette tid.

Aalborg Kommune videregiver personoplysninger om medarbejderen, herunder oplysninger om A-skat, arbejdsmarkedsbidrag og indbetalinger til pensionsordninger. Oplysningerne videregives til SKAT, ATP (feriekonto og feriepengeinfo) og pensionsselskaber. Oplysningerne videregives efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, Ligningsloven samt Personskatteloven.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Aalborg Kommune modtager endvidere løbende den enkelte medarbejders skatteoplysninger fra SKAT. Ved ændringer i medarbejderens skattekort, bliver Aalborg Kommune automatisk underrettet herom.

Refusion

Syge- og barselsdagpenge

Aalborg Kommune kan i henhold til sygedagpengeloven, serviceloven og aftale om familiemæssige årsager få refusion ved medarbejderes sygdom, barselsorlov eller orlov af familiemæssige årsager af den kommune, der bevilliger orloven.

Oplysninger om sygdomsperiode og orlovsperiode behandles med det formål, at Aalborg Kommune kan få udbetalt refusion fra medarbejdernes hjemkommune. Disse oplysninger bliver via Nem Refusion videregivet til syge- dagpengeenheden i medarbejdernes hjemkommune og Udbetaling Danmark.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, og artikel 6, stk. 1, litra e.

Løn

Kommunen kan ifølge forlig mellem KL og Forhandlingsfællesskabet få udbetalt refusion for tillidsrepræsentanters deltagelse i kursus, møde mm. hos deres faglige organisation. Aalborg Kommune videregiver lønoplysninger på tillidsrepræsentanterne til de respektive faglige organisationer med det formål, at Aalborg Kommune kan få udbetalt refusion fra Akutfonden.

Oplysningerne videregives efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Elever

Aalborg Kommune videregiver personoplysninger om medarbejderen til AUB, herunder oplysninger om A-skat, arbejdsmarkedsbidrag og indbetalinger til pensionsordninger.

Oplysningerne videregives efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Pensionsselskaber og Gruppelivsforsikring

Med det formål at sikre korrekt beregning og indbetaling af pensionsbidrag samt præmie for gruppelivsforsikring, behandler Aalborg Kommune oplysninger om pensionsbidrag og forsikringspræmie til medarbejderne.

Aalborg Kommune indbetaler pensionsbidrag til pensionsselskaber i overensstemmelse med reglerne i de respektive kommunale overenskomster. Kommunen videregiver således oplysninger om pensionsbidrag til medarbejdernes pensionsselskab. Aalborg Kommune indbetaler præmie for gruppelivsforsikring for de medarbejdere, som er omfattet af gruppelivsaftalerne jf. deres overenskomst eller aftale.

I forhold til pensionsselskaberne og Forenede Gruppelivs behandling af medarbejderens personoplysninger henvises der til disse selskabers persondatapolitikker.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og kollektive overenskomster indgået mellem KL og de respektive faglige organisationer.

Vederlag

Vederlagsoplysninger behandles med det formål at sikre, at personer, der er udpeget af og/eller valgt i Aalborg Kommune, får udbetalt det korrekte vederlag til rette tid.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Aalborg Kommune videregiver personoplysninger om de udpegede/valgte personer, herunder oplysninger om A-skat, arbejdsmarkedsbidrag til SKAT og ATP. Oplysningerne videregives efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Medarbejderudviklingssamtaler

Formål med at afholde medarbejderudviklingssamtaler er at sikre effektiv opgavevaretagelse sikre og forbedre udviklingsmuligheder på arbejdspladsen og for den enkelte medarbejder.

I Aalborg Kommune betragtes medarbejderudviklingssamtalen som en fortrolig samtale mellem den enkelte medarbejder og dennes leder. Referatet fra samtalen opbevares derfor sådan, at det kun er pågældende leder og medarbejderen, der har adgang til referatet.

Der er ikke krav om skriftlige udviklingsplaner for alle personalegrupper, men skriftlige udviklingsplaner opbevares på medarbejderens personalemappe eller i et digitalt værktøj til formålet. Der må ikke noteres følsomme/fortrolige personoplysninger i hverken referat eller udviklingsplan (heriblandt helbredsoplysninger og oplysninger om fagforeningsmæssige forhold).

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.

Uddannelses- og kursusbeviser

Aalborg Kommune opbevarer medarbejderens uddannelses- og kursusbeviser i personalemappen. Formålet med at behandle disse oplysninger er, at kunne dokumentere løn/løntillæg ud fra gennemførelse af uddannelse og kurser.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b og e.

Anvendelse af test (personprofil)

Formålet med anvendelsen af personprofil under ansættelse er, at profilresultatet kan bruges enten som en evaluering med medarbejderen og eventuelt dennes leder, eller som et element i arbejdet omkring en proces i et team/en afdeling.

Ved en evaluering i forhold til en ny funktion, journaliseres profilen på personalesagen, mens til brug for teamudvikling anonymiseres profilen efter 6 måneder. Profilresultater udleveres altid til medarbejderens eget brug.

Profilen behandler ikke følsomme personoplysninger og behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Registrering af kørsel

Medarbejdere registrerer tjenestekørsel i Aalborg Kommunes lønsystem. Registreringen kan tilgås af ledelse som en del af kontrol og godkendelse forud for udbetaling af befordringsgodtgørelse i henhold til reglerne på statens område. Formålet med at behandle disse oplysninger er, at der udbetales korrekt befordringsgodtgørelse for tjenestekørsel.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Registrering af udlæg

Aalborg Kommune registrerer medarbejderes udlæg i økonomisystemet. Udlæg til parkeringsbilletter registreres af medarbejderen i lønsystemet. Registreringen kan tilgås af ledelse som en del af kontrol og godkendelse forud for udbetaling af udlæg i henhold til gældende regler og procedurer. Formålet med at behandle disse oplysninger er at godtgøre medarbejderes udlæg til udgifter, der skal afholdes af Aalborg Kommune.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Registrering af arbejdstid og fravær

Aalborg Kommune registrerer medarbejderes arbejdstid og fravær i lønsystemet, herunder ferie, omsorgsdage, seniordage, sygefravær og andet fravær. Registreringen kan tilgås af ledelse som en del af kontrollen af om medarbejderen overholder sine forpligtelser i ansættelsesforholdet.

Registrering af sygefravær bliver brugt til opfølgning på sygefravær samt fokus på nedbringelse af sygefraværet. Herudover bliver registrering af sygefraværet brugt til statistisk materiale, som anvendes af Aalborg Kommunes ledelse og arbejdsmiljøudvalget. Aalborg Kommune registrerer ikke sygefravær andre steder end i lønsystemet.

Medarbejderne skal desuden angive deres planlagte fravær i form af fridage, ferier og orlov i den elektroniske kalender. Disse oplysninger behandles med overordnet arbejdstilrettelæggelse som formål i forhold til bl.a. tilgængelighed for andre medarbejdere.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Indhentelse af mulighedserklæring

Ved hyppigt eller længerevarende sygefravær kan Aalborg Kommune anmode medarbejderen om at dokumentere sygefraværet med f.eks. en lægeerklæring og herunder anmode om, at der udarbejdes en mulighedserklæring, som nærmere beskriver medarbejdernes mulighed for at varetage arbejdet med de helbredsmæssige udfordringer, som den pågældende har.

Disse helbredsmæssige oplysninger samt oplysninger om evt. nedsat funktionsniveau behandles med det formål at forsøge/undersøge mulighederne for at fastholde den pågældende medarbejder i arbejdet samt af dokumentationshensyn.

Oplysningerne behandles efter udtrykkeligt samtykke fra medarbejderen, jf. databeskyttelsesfor-ordningens artikel 9, stk. 2, litra a, jf. artikel 6, stk. 1, litra a.

Oplysninger om helbredsforhold

Hvis medarbejderen af sig selv oplyser Aalborg Kommune om helbredsforhold, vil disse blive behandlet (registreret), med det formål bl.a., at dokumentere relevante oplysninger omkring helbredet af betydning for ansættelsesforholdet, jf. Helbredsoplysningsloven §§ 2-5.

Oplysningerne behandles efter udtrykkeligt samtykke fra medarbejderen, jf. databeskyttelsesloven § 12, stk. 3 og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, jf. artikel 6, stk. 1, litra c eller efter artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Arbejdsskader

Der skelnes mellem arbejdsulykker og erhvervssygdomme.

Videregivelsen af personoplysninger vil være knyttet til de krav, der er til indholdet af anmeldelsen.

Arbejdsulykker

Pådrager en medarbejder sig en arbejdsulykke, anmeldes den digitalt af Aalborg Kommune som arbejdsgiver til forsikringsenheden; Arbejdsskadekontoret. Oplysninger om arbejdsulykken videregives til det fælles anmeldelsessystem ved Arbejdstilsynet og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring. Anmeldelsen indeholder oplysninger om ulykken, fravær, ansættelse, løn m.m.

Arbejdsskadekontoret indhenter relevante informationer for at kunne behandle sagen. Disse informationer kan være oplysninger om hændelsen, lægelige oplysninger, fraværsoplysninger m.m.

Arbejdsskadekontoret og arbejdsgiver videregiver oplysninger til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring, hvis sagen behandles her.

Oplysningerne behandles efter arbejdsskadesikringsloven § 1, stk. 2 og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Arbejdsskadekontoret opbevarer oplysninger i arbejdsulykkessager, så længe der kan opstå krav efter arbejdsskadesikringsloven, jf. arbejdsskadesikringsloven § 36.

Aalborg Kommune, som arbejdsgiver, behandler/opbevarer de ovenstående nævnte oplysninger så længe ansættelsesforholdet består. Kontakt personaleafdelingen i din forvaltning for yderligere information.

Erhvervssygdomme

Erhvervssygdomme indberettes af skadelidte via egen læge. Erhvervssygdomme behandles af Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomssikring. Aalborg Kommune kan som arbejdsgiver blive bedt om oplysninger i sagen og modtage oplysninger/afgørelse. Behandlingen/opbevaringen af oplysningerne sker i den enkelte forvaltning.

Skadesanmeldelser samt notater og referater mv. for så vidt angår erhvervssygdomme journaliseres tillige i personalemappen og opbevares så længe ansættelsesforholdet består.

Oplysningerne behandles efter arbejdsskadesikringsloven § 1, stk. 2 og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Offentliggørelse på hjemmesider

Aalborg Kommune offentliggør i helt særlige tilfælde arbejdsrelaterede oplysninger om de ansatte på kommunens hjemmeside. Det gælder for eksempel navne, arbejdsområder og kontaktoplysninger. Formålet hermed er at oplyse om kommunens arbejdsområder, samt at henvise til de relevante medarbejdere.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Profilbillede må ikke offentliggøres, eksempelvis på Aalborg Kommunes hjemmeside medmindre medarbejderen har givet samtykke hertil. Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket er frivilligt og kan på ethvert tidspunkt tilbagekaldes.

Der kan være helt særlige tilfælde, hvor Aalborg Kommune under hensyn til de funktioner, som en medarbejder skal udføre, kan offentliggøre fotos af den pågældende medarbejder på hjemmesiden/internettet i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e. Medarbejderen vil i disse tilfælde blive særskilt orienteret herom.

Billeder af ansatte må ikke benyttes eller offentliggøres i materiale, f.eks. i foldere og pjecer o.l., medmindre medarbejderen har givet samtykke hertil. Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket er frivilligt og kan på ethvert tidspunkt tilbagekaldes. Vælger medarbejderen ikke at give samtykke hertil, medfører det ikke konsekvenser for ansættelsen.

Aalborg Kommune har udgivet retningslinjer for brug af billeder. Inden der behandles billeder under ansættelsen, er disse retningslinjer iagttaget. Læs mere om Databeskyttelsesforordningen på Intranettet.

Tilbagekaldelse af samtykke

Medarbejderne kan på ethvert tidspunkt trække sit samtykke tilbage. Dette indebærer, at fotos af den pågældende, som Aalborg Kommune har offentliggjort på internettet, skal fjernes. Det gælder også, selv om billedet, f.eks. fremgår af en pjece, som er offentliggjort som pdf-fil. Hvis der er tale om trykt materiale, kan der ikke forlanges tilbagekaldelse af materiale, der allerede er distribueret.

Registrering af medarbejderes nærmeste pårørende

I tilfælde af medarbejderens akutte og alvorlige sydom eller lignende situationer i arbejdstiden, vil Aalborg Kommune så vidt muligt kontakte medarbejderens nærmeste pårørende. Medarbejderen kan derfor vælge at oplyse navn og kontaktoplysninger (telefonnummer) på medarbejdernes nærmeste pårørende. Det er medarbejderen selv, der definerer, hvem den nærmeste pårørende er.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Aalborg Kommune oplyser ikke de pågældende registrerede personer (de pårørende) om denne behandling, da Aalborg Kommune har vurderet, at det vil være en uforholdsmæssig byrde, som ikke står mål med den pårørendes interesse i at blive oplyst om behandlingen jf. databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra b. Der er herved lagt vægt på, at både Aalborg Kommune, medarbejderen og den pårørende har en interesse i, at der kan gives meddelelse til den pårørende i ovennævnte tilfælde, men at den pårørendes interesse i at blive oplyst om behandlingen er af mindre grad.

Videregivelse af personoplysninger

Videregivelse af oplysninger til tillidsrepræsentanter

Aalborg Kommune vil i flere tilfælde videregive oplysninger om ansatte til tillidsrepræsentanten med det formål, at tillidsrepræsentanten kan udføre sine opgaver, herunder opgaver der følger af overenskomst.

I forbindelse med ansættelse af nye medarbejdere videregiver Aalborg Kommune oplysninger om de nyansattes navn, kvalifikationer og løn- og anciennitetsindplacering mv. til tillidsrepræsentanten, hvis videregivelsen er nødvendig for, at tillidsrepræsentanten kan udføre sit hverv, herunder påse, at de ansættelsesretlige regler overholdes. Afhængig af oplysningernes karakter sker videregivelsen i medfør af:

• databeskyttelseslovens § 12, stk. 1 eller 2,
• databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c eller
• databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2 og
• databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 for så vidt angår videregivelse af oplysninger om personnummer

Aalborg Kommune videregiver oplysninger til tillidsrepræsentanten om løn og løntillæg og begrundelser for tildeling. Videregivelse i forbindelse med lønforhandlinger sker efter databeskyttelsesloven § 12, stk. 1 eller stk. 2.

Videregivelse af oplysninger internt i kommunen

Aalborg Kommune er én ansættelsesmyndighed og ved eventuelle stillingsskift internt i kommunen, flyttes personalesagen med, således en ny leder har adgang til historik i ansættelsesforholdet, hvilket ikke kræver medarbejderens samtykke. Derudover har løn- og personaleadministrative medarbejdere adgang til personalesager for at kunne varetage det administrative arbejde i forbindelse med ansættelse.

Videregivelse af oplysninger til en fagforening

Aalborg Kommunes videregivelse af oplysninger om de ansatte til en fagforening kan ske efter databeskyttelseslovens § 12, stk. 1, hvis videregivelsen sker for at overholde en forpligtelse i enten lov eller overenskomst, eller efter § 12, stk. 2, hvis arbejdsgiveren, fagforeningen eller en tredjemand har en legitim interesse – som overstiger hensynet til den ansatte – i, at oplysningerne videregives. Det forudsættes, at de almindelige principper for behandling af personoplysninger i forordningens artikel 5 er opfyldt, herunder kravene om saglighed og proportionalitet.

Whistleblowerordningen

I Aalborg Kommune er der etableret en whistleblowerordning, som ansatte og samarbejdspartnere kan benytte.

Formålet med at behandle de oplysninger, som indgives til whistleblowerordningen, er at undersøge evt. ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder i Aalborg Kommune for derved at forebygge fejl og forsømmelser og højne niveauet i kommunens virksomhed.

Vi behandler de oplysninger, som vi modtager om dig. Det vil typisk være almindelige personoplysninger som dit navn, hvor du er ansat, hvilken stilling du har i Aalborg Kommune og tjenstlige forhold. Det kan også være fortrolige og følsomme oplysninger om strafbare forhold og helbredsforhold med videre.

Der kan være tilfælde, hvor de oplysninger, der bliver indgivet til whistleblowerordningen, giver anledning til at foretage nærmere undersøgelser af en medarbejder. De undersøgelser der evt. vil blive foretaget, vil være nogle af de andre beskrevne undersøgelser i afsnittet om kontrolforanstaltninger, f.eks. undersøgelse af loggen. Det kan også være samtaler med andre medarbejdere, der vurderes at kunne have viden om det pågældende forhold.

Oplysningerne behandles efter whistleblowerlovens § 22 og databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, lit. e, art. 10 og databeskyttelseslovens § 7, stk. 4.

Hvem giver kommunen oplysninger til?

Aalborg Kommune kan i visse tilfælde videregive dine personoplysninger til politiet, ved mistanke om, at der er begået et strafbart forhold, som anmeldes til politiet.

Registrering af køb i kantiner samt køb af varer produceret på kommunens værksteder

Aalborg Kommune registrer betalings- og identitetsoplysninger i forbindelse med køb i kantiner samt køb af varer produceret på kommunens værksteder.

Hvis medarbejdere er tilmeldt en fast kantineordning, sker betaling via løntræk, og medarbejdere oplyser selv personnummer til brug for løntræk. Der sker registrering af medarbejderens tilmelding til frokostordningen.

Såfremt medarbejdere ønsker at være medlem af en kaffeordning, gavekasse eller kunstforening, oplyser medarbejdere selv personnummer til brug for løntræk. Der sker registrering af medarbejderens tilmelding til kaffeordning, gavekasse eller kunstforening.

Formålet med behandlingen er at sikre, at der sker en korrekt afregning af køb og for at sikre, at kommunalfuldmagtens grundsætning om forsvarlig økonomisk forvaltning overholdes.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Lyd- eller billedoptagelse af møder

Interne møder

Aalborg Kommune kan i ganske særlige tilfælde foretage lyd– og/eller billedoptagelse samt transskribering af møder, hvor medarbejdere deltager.

Formålet med at behandle lyd-og/eller billedoptagelse samt transskribering af et møde kan være helt særlige situationer, hvor f.eks. dokumentationshensyn, bevissikring o.l. med vægt taler for, at der foretages lyd-og/eller billedoptagelse eller transskribering af et møde, og det i en konkret situation ikke vurderes, at de pågældende dokumentationshensyn m.v. kan opnås med mindre indgribende midler, f.eks. ved et skriftligt referat.

Oplysningerne behandles i disse tilfælde med samtykke fra alle de personer, der deltager i mødet efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykke hertil er helt frivilligt og vælger medarbejderen ikke at give samtykke hertil, medfører det ikke konsekvenser for ansættelsen.

Der kan dog forekomme tilfælde, hvor det er en del af ansættelsesgrundlaget og stillingsindholdet, at man skal udarbejde/deltage i videomøder, som optages, f.eks. til uddannelsesbrug eller i forbindelse med børnesamtaler. Her vil behandlingen af oplysningerne ske efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Interne informationsmøder

Aalborg Kommune foretager i visse tilfælde lyd– og/eller billedoptagelse af elektroniske informationsmøder, hvor ledelsen informerer om forskellige emner til medarbejderne.

Formålet med at behandle lyd-og/eller billedoptagelse af disse informationsmøder er at gøre det muligt for de medarbejdere, der ikke havde mulighed for at deltage på mødet efterfølgende at høre/se mødet og således gøre sig bekendt med informationen fra mødet. På disse informationsmøder er det alene lyd– og/eller billedoptagelse af talerne på mødet (ledelsen m.v.), der optages.

Der kan dog være møder, hvor det er muligt for medarbejderne at slå deres eget billede til, således at andre kan se dem. Dette sker dog fuldstændig frivilligt, og behandlingen af disse oplysninger sker med medarbejdernes samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Oplysningerne behandles i disse tilfælde med samtykke fra alle de personer, der optages på mødet efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a eller artikel 6, stk. 1, litra b i de tilfælde, hvor det er en del af ansættelsesgrundlaget og stillingsindholdet, at man skal udarbejde/deltage i videomøder, som optages.

Møder med eksterne deltagere, for eksempel samarbejdspartnere eller borgere

Aalborg Kommune kan i ganske særlige tilfælde foretage lyd– og/eller billedoptagelse af møder, hvor medarbejdere deltager.

Formålet med at behandle lyd-og/eller billederoptagelse af et møde, kan være helt særlige situationer, hvor f.eks. dokumentationshensyn, bevissikring o.l. med vægt taler for, at der foretages lyd-og/eller billederoptagelse af et møde, og det i en konkret situation ikke vurderes, at de pågældende dokumentationshensyn m.v. kan opnås med mindre indgribende midler, f.eks. ved et skriftligt referat.

Oplysningerne behandles i disse tilfælde med samtykke fra alle de medarbejdere, der deltager i mødet efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykke hertil er helt frivilligt, og vælger medarbejderen ikke at give samtykke hertil, medfører det ikke konsekvenser for ansættelsen.

Der kan dog forekomme tilfælde, hvor det er en del af ansættelsesgrundlaget og stillingsindholdet, at man skal udarbejde/deltage i videomøder, som optages, f.eks. til uddannelsesbrug eller i forbindelse med børnesamtaler. Her vil behandlingen af oplysningerne ske efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Kontrolforanstaltninger

Behandling af dine personoplysninger til kontrolformål og -foranstaltninger

Aalborg Kommune har som del af sin virksomhed nogle procedurer og kontrolforanstaltninger med henblik på sikre it-sikkerheden, udbetalinger, bygninger og biler. Herudover er der systemer og procedurer, der anvendes til at lette arbejdsgange og hjælpe medarbejderne med at overholde retningslinjer og krav.

Fælles for disse procedurer, foranstaltninger og systemer er, at disse også kan anvendes til at føre kontrol med medarbejdere og andre, f.eks. praktikanter, frivillige og eksterne leverandører ved konkret mistanke om strafbare forhold og overtrædelser af ansættelsesforholdet.

Kontrollen sker af hensyn til sikkerhed, drift, kriminalitetsforebyggende foranstaltninger samt overholdelse af regler og retningslinjer. Kontrollerne foretages desuden ved konkret mistanke om overtrædelser af ansættelsesforholdet eller strafbare forhold.

Kontroller kan ske ved f.eks.:

• gennemsyn af tv-overvågning
• gennemgang af logs af medarbejdernes adfærd på og i kommunens IT-systemer, bygninger og gennemgang af gps-tracking på visse køretøjer

Læs mere om GDPR afledte kontroller der kan indebære kontrol af identificérbare medarbejdere på intranettet.

Nedenfor er de foranstaltninger, der også kan anvendes til at føre kontrol beskrevet nærmere.

Tv-overvågning

Aalborg Kommune foretager tv-overvågning af og på udvalgte bygninger og arbejdspladser i Aalborg Kommune. Medarbejdere og andre informeres om tv-overvågningen i og omkring bygninger og fysiske lokationer via skiltning. Herudover er der ved indgangsdøren til bygninger mv. opsat information om overvågningen.

Der opsættes ikke tv-overvågning med henblik på at overvåge konkrete medarbejdere, og der anvendes alene allerede optaget billedmateriale. Der foretages altså ikke tv-overvågning af medarbejderne, men du vil kunne optræde på den tv-overvågning, der er på bygninger og arbejdspladser, hvis/når du bevæger dig ind i et område/bygning, der er tv-overvåget. Der vil således behandles personoplysninger i form af dit udseende og påklædning og evt. handlemåde.

Aalborg Kommune kan i helt særlige tilfælde, hvor der f.eks. er en konkret mistanke om et strafbart forhold eller alvorlig overtrædelse efter ansættelsesforhold gennemse den tv-overvågning, der er foretaget af, f.eks. bygningen.

Formålet med at anvende den allerede eksisterede tv-overvågningen til kontrol er at fastslå en konkret medarbejders eller flere medarbejderes færden i en given periode og sikre beviser for eventuel alvorlige overtrædelser af lovgivningen, kommunale retningslinjer eller strafbar adfærd, f.eks. tyveri eller hærværk på kommunens ejendomme og anlæg.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens artikel 10, jf. tv-overvågningsloven § 2d, stk. 1,

GPS – overvågning

Aalborg Kommune foretager på nogle få områder gps-overvågning eller tracking af kommunens køretøjer.

Formålet med gps-overvågningen til kontrolformål er at fastlægge en eller flere medarbejderes færden i en given periode med henblik på f.eks. at afklare, om der er sket uberettiget brug af køretøjer eller sikre beviser for eventuel overtrædelse af lovgivningen, kommunale retningslinjer eller strafbar adfærd, f.eks. tyveri af brændstof.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens § artikel 6, stk. 1, litra e og databeskyttelsesforordningens artikel 10.

Logning og kontrol af brug af internettet, systemer og emails

Aalborg Kommune foretager logning af hvilke ip-adresser på internettet, der er tilgået fra Aalborg Kommunes it-udstyr. Ved brugen af Aalborg Kommunes e-mailløsning logges en række oplysninger om sender/modtager/emne/tidspunkt og forskellig statusinformation.

I visse tilfælde vil den i forvejen foretagende logning blive anvendt til kontrolformål. Formålet er i disse tilfælde at dokumentere indholdet og tidspunkt af afsendte mail, om en medarbejder har foretaget søgninger eller har tilgået sager uden arbejdsmæssigt behov, eller om der har været tilgået hjemmesider med strafbart indhold mv. Anvendelsen af logning til kontrolformål foretages, hvis der er en konkret og saglig mistanke om overtrædelser eller misbrug af adgange. Herudover foretages der stikprøvekontroller med faste intervaller af den enkelte leder. Hvis du har spørgsmål i forhold til, om der foretages faste stikprøvekontroller på din arbejdsplads, kan du kontakte nærmeste leder.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og databeskyttelsesforordningens artikel 10.

Scanning af drev (Office online), teams og mailpostkasser

Scanninger af drev (Office online), teams og mailpostkasser foretages bl.a. med det formål at sikre, at der ikke bliver opbevaret fortrolige og følsomme oplysninger uden den tilstrækkelige opbevaringssikkerhed.

I visse tilfælde vil scanninger af drev (Office online), teams og mailpostkasser kunne anvendes til kontrolformål. Formålet er i disse tilfælde at undersøge og dokumentere, om der er begået overtrædelser af lovgivningen og interne retningslinjer. Anvendelsen af skanninger til kontrolformål foretages alene, hvis der er en konkret og saglig mistanke om overtrædelser eller misbrug. Der foretages ikke scanning af mapper/foldere navngivet Privat. Læs mere om Aalborg Kommunes retningslinjer for personlige- og/eller private mapper samt håndtering af fratrådte medarbejderes e-mail konti i HMU´s notat herom af 16. februar 2018 (findes på intranettet).

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og databeskyttelsesforordningens artikel 10.

Logning af adgang til den fysiske lokationer

Medarbejderes brug af nøglekort/adgangsbrik samt til- og frakobling af alarmer til bygninger, lokaler o.l. bliver logget af driftsmæssige hensyn.

Loggen kan i helt særlige tilfælde anvendes til kontrol af medarbejderne, hvis der er en konkret mistanke om overtrædelse af ansættelsesforholdet, interne retningslinjer eller ved mistanke om strafbare forhold. Formålet er i disse tilfælde at undersøge og dokumentere, om der er begået overtrædelser af ansættelsesforholdet, lovgivningen og interne retningslinjer.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og databeskyttelsesforordningens artikel 10.

Medarbejdernes tidsregistrering

Aalborg Kommune registrerer generelt medarbejderes arbejdstid og fravær i lønsystemet mhp. bl.a. om medarbejderen overholder sine forpligtelser i ansættelsesforholdet.

Den i forvejen foretagne registrering kan i særlige tilfælde, f.eks. ved konkret mistanke om misbrug også anvendes til kontrolformål over for den enkelte medarbejder. Formålet er i disse tilfælde at undersøge og dokumentere, om der er begået overtrædelser af ansættelsesforhold og interne retningslinjer.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.

Kontrol af udbetalinger

Aalborg Kommune registrerer medarbejderes konteringer, attestationer og øvrig brug af funktioner i kommunens økonomisystem. Formålet med registreringerne er at sikre, at Aalborg Kommune ikke bliver udsat for besvigelser eller andre strafbare forhold. Som en del af økonomisk forsvarlig forvaltning fører ledelsen tilsyn med udbetalinger for at sikre, at alle udbetalinger er korrekte.

I særlige tilfælde, f.eks. ved konkret mistanke om misbrug, vil der over for den enkelte medarbejder også kunne foretages særskilt kontrol af medarbejderes konteringer, attestationer og øvrig brug af funktioner i kommunens økonomisystem.

Formålet er i disse tilfælde at undersøge og dokumentere, om der er begået overtrædelser af ansættelsesforhold, lovgivning eller interne retningslinjer, f.eks. om der er foretaget udbetalinger i strid med retningslinjerne.

Oplysningerne behandles efter databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og databeskyttelsesforordningens artikel 10.

Efter ansættelsen

Det overordnede formål med at behandle (opbevare) personoplysningerne

Det overordnede formål med at behandle personoplysninger om ansatte, frivillige, praktikanter eller udpeget af Aalborg Kommune efter ansættelsen er at kunne dokumentere historikken i en personalesag. Herudover er det også et formål at opbevare oplysningerne, så længe kommunen kan blive mødt med et krav fra medarbejderen, f.eks. pga. uberettiget afskedigelse, eller hvis medarbejderen har været udsat for en arbejdsskade.

Oplysningerne bliver behandlet for at sikre, at ansættelsen eller tilknytningen som frivillig, praktikant eller udpeget af kommunen følger ansættelsesretten, overenskomster, forvaltningsretten og Aalborg Kommunes interne personalepolitikker.

Formålet er således bl.a. at kunne udbetale den korrekte løn eller vederlag til dig. Det er også, at kommunen modtager de korrekte ydelser og refusion ved sygdom, barsel og lign. Oplysningerne behandles også for at sikre, at du som medarbejder opfylder din del af ansættelsesforholdet i forhold til mødetider, adfærd og lignende.

Retsgrundlag for behandlingen

Vi behandler dine personoplysninger med hjemmel i:

• Databeskyttelsesforordningens
  • artikel 6, stk. 1, litra a
  • artikel 6, stk. 1, litra b
  • artikel 6, stk. 1, litra c
  • artikel 6, stk. 1, litra e
    
• Databeskyttelsesforordningens
  • artikel 9, stk. 2, litra a, jf. artikel 6, stk. 1, litra a
  • artikel 9, stk. 2, litra f, jf. artikel 6, stk. 1, litra b
• Databeskyttelsesforordningens artikel 10
• Forældelsesloven § 3
• Tjenestemandspensionsloven

Fratrædelse

Uanset hvem der opsiger ansættelseskontrakten, journaliseres kopi af opsigelsen i personalemappen.

Forældelseskravet er 10 år for ansættelsesretlige krav, jf. forældelseslovens § 3, stk. 3, nr. 4. Derfor kan Aalborg Kommune risikere et ansættelsesretligt krav fra en tidligere medarbejder i op til 10 år efter ansættelsesforholdets ophør. Med henblik på at kunne dokumentere historikken i og vilkårene for ansættelsesforholdet, udbetalte feriepenge, samt opfyldelse af bogføringslovens krav om opbevaring af bogføringsmateriale, opbevares den fulde personalemappe i 10 år efter ansættelsesforholdets ophør.

Det betyder, at man kan opbevare oplysningerne så længe, der er et administrativt behov for det. Datatilsynet har i flere konkrete sager udtalt, at hensynet til at kunne dokumentere historikken i en personalesag måtte anses for et sagligt formål. Endvidere kan det følge af lovgivning, at oplysninger skal opbevares i et vist tidsrum. Dette gælder f.eks. i forhold til lønoplysninger, hvor der er skatteretlige regler, som arbejdsgiveren skal overholde i forhold til indberetning af oplysninger til SKAT. Også forældelsesfrister kan efter omstændighederne have betydning for vurderingen af, hvor længe det er sagligt og proportionalt at opbevare bestemte oplysninger.

I forbindelse med afskedigelse kan arbejdsgiveren endvidere have behov for at opbevare oplysninger, som er nødvendige for at fastlægge et eventuelt retskrav som følge af afskedigelsen. Tilsvarende kan gælde, hvis den ansatte har været udsat for en arbejdsulykke, hvor oplysningerne kan være nødvendige af hensyn til behandling af et eventuelt krav om erstatning som følge af ulykken.

For offentlige arbejdsgivere gælder herudover, at der som følge af notat- og journaliseringspligten i offentlighedsloven er begrænsede muligheder for at slette oplysninger i personalesager. Også reglerne i arkivlovgivningen kan have betydning for adgangen til at slette oplysninger.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c

Videregivelse af oplysninger om fratrædelse/afskedigelse

Når den ansatte meddeles uansøgt afskedigelse, vil der i visse tilfælde ske underretning til faglig organisation, jf. de respektive overenskomster. Underretningen vil indeholde sådanne oplysninger, at det fornødne grundlag for vurdering af afskedigelsen er til stede, medmindre oplysningerne strider mod den tavshedspligt, som følger af lovgivningen, herunder tavshedspligt med hensyn til personlige forhold.

Det kan være nødvendigt, at Aalborg Kommune informerer den fratrådtes kollegaer om, at medarbejderen er fratrådt. Formålet hermed er at informere de ansatte om ændringer i organisation.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Særligt omkring tjenestemænd

Der er særlige forhold omkring pensionsforpligtelser for tjenestemænd, som gør, at tjenestemænds personalesager opbevares længere end andre personalesager. Der sker af hensyn til udbetaling af egenpension til tjenestemanden samt ægtefælle- og/eller børnepension. Tjenestemandens personalesag opbevares så lang tid der udbetales enten egenpension eller ægtefælle- og/eller børnepension.

Oplysningerne behandles med hjemme i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b og databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2 litra f jf. artikel 6, stk. 1 litra b samt Tjenestemandspensionsloven.

Afgivelse af referencer

Ved afgivelse af reference fra Aalborg Kommune forudsættes det, at der er afgivet samtykke fra pågældende til, at modtageren kan anmode om personoplysninger. Formålet med at videregive oplysninger om en ansat eller en tidligere ansat er at imødekomme den ansattes ønske om et nyt job, samt hvis der er tale om en offentlig arbejdsgiver, at imødekomme en anden myndighed, der anmoder om oplysninger til brug for deres sagsbehandling.

Der kan alene blive videregivet almindelige personoplysninger som ansættelsestidspunkt, arbejdsopgaver og lignende ”neutrale” oplysninger. Oplysningerne bliver videregivet efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Andre oplysninger end rent ”neutrale” oplysninger, herunder følsomme og fortrolige oplysninger

Hvis der anmodes om oplysninger af mere subjektiv karakter, f.eks. om ansøgerens faglige eller sociale kompetencer, følsomme oplysninger, eller oplysninger om strafbare forhold kræver det samtykke fra den pågældende medarbejder før disse oplysninger kan videregives.

Oplysningerne vil blive behandlet efter databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, jf. artikel 6, stk. 1, litra a

Lukning af systemadgange

Alle systemadgange lukkes den dato, et ansættelsesforhold ophører.

Oplysningerne behandles således med det formål at styre adgange og rettigheder til forskellige it-systemer, idet medarbejdere ikke længere må have adgang til personoplysninger, når de ikke længere er ansat.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Lukning af e-mailkonto

Når en medarbejder skal fratræde, sættes der en dato for lønstop i lønsystemet. 14 dage før lønstop-dato sættes brugeren automatisk på varslingsliste for deaktivering. Efter lønstop-dato deaktiveres brugeren og sættes på varslingsliste for sletning. Brugeren kan ikke længere tilgå e-mail kontoen.

Efter deaktivering vil en afsender få en fejlmeddelelse tilbage.

I særlige tilfælde kan midlertidig adgang til den fratrådte medarbejders e-mailkonto gives til en udpeget betroede medarbejder efter aftale mellem medarbejderens leder og tillidsrepræsentanten, som drøfter anmodningen med forvaltningens Personalekontor, som efterfølgende fremsender formular til IT-support.

Efter 30 dage på varslingsliste for sletning slettes brugeren, inkl. e-mailkontoen. Oplysninger om en direkte e-mailadresse i interne adressekartoteker forsvinder ved sletning.

Læs mere om Aalborg Kommunes retningslinjer for personlige- og/eller private mapper samt håndtering af fratrådte medarbejderes e-mail konti i HMU´s notat herom af 16. februar 2018 (findes på intranettet).

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Aflevering af udlånte effekter

Mobiltelefoner, tablets, nøgler, beklædning mm., er Aalborg Kommunes ejendom og skal afleveres ved ansættelsens ophør.

Afleverede mobiltelefoner og tablets vil blive slettet for personligt indhold og blive genindstillet til fabriksindstillinger af Aalborg Kommunes it-afdeling.

Oplysningerne behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Medarbejderens rettigheder

Ved registrering af personoplysninger vil Aalborg Kommune oplyse den registrerede person om dette.

Hvis Aalborg Kommune ikke imødekommer en anmodning i henhold til nedenstående punkter fra en ansøger, medarbejder eller fratrådt medarbejder, skal Aalborg Kommune oplyse ansøgeren/medarbejderen om muligheden for at klage til Datatilsynet.

Ret til indsigt i egne personoplysninger

En ansøger, medarbejder eller fratrådt medarbejder har ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger Aalborg Kommune behandler om vedkommende, hvad formålet er, hvem oplysningerne videregives til og hvor længe oplysningerne bevares retligt eller administrativt.

En anmodning om indsigt kan indsendes til Aalborg Kommune via en selvbetjeningsløsning.

Få indsigt i kommunens oplysninger om dig

En anmodning om indsigt vil blive besvaret hurtigst muligt og indenfor en måned efter modtagelsen af anmodningen. Besvarelsen af anmodningen gives skriftligt og i et let forståeligt sprog.

Ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger

Såfremt Aalborg Kommune behandler urigtige eller vildledende oplysninger om en ansøger, medarbejder eller fratrådt medarbejder, har denne ret til at anmode om at få berigtiget oplysningerne. Ved modtagelse af en sådan anmodning, tager Aalborg Kommune stilling til, om oplysningerne skal rettes og ansøger får besked om afgørelse.

Ret til at gøre indsigelse

En ansøger, medarbejder eller fratrådt medarbejder har til enhver tid ret til at gøre indsigelse mod Aalborg Kommunes behandling af dennes personoplysninger. Hvis Aalborg Kommune modtager en indsigelse fra en ansøger, medarbejder eller fratrådt medarbejder, vurderer Aalborg Kommune, om denne skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, indtil Aalborg Kommune har kontrolleret, om dennes legitime interesser går forud for ansøgerens/medarbejderens interesser og ansøger får besked om afgørelsen.

Klagevejledning til Datatilsynet

Hvis en medarbejder har indsigelser mod Aalborg Kommunes behandling af dennes personoplysninger, opfordres medarbejderen altid til at kontakte Aalborg Kommune.

Medarbejderen har dog også altid ret til at klage over Aalborg Kommunes behandling og opbevaring af personoplysninger til Datatilsynet.

Se Datatilsynets kontaktoplysninger på datatilsynet.dk