Generel privatlivspolitik

Sådan behandler vi dine personoplysninger

Se hvordan og hvorfor vi behandler dine personoplysninger, og læs om dine rettigheder. 

Hvorfor behandler vi personoplysninger og hvilke oplysninger behandler vi? 

I Aalborg Kommune behandler vi almindelige og følsomme personoplysninger for at kunne løse vores opgaver. Det er vores ansvar at sikre, at du trygt kan overlade dine personoplysninger til os. Det er et ansvar, vi tager alvorligt. 

På tværs af Aalborg Kommune er der rigtig mange forskellige opgaver, og dermed forskellige formål med at behandle personoplysninger. Vi gennemgår en række af de opgaver, som ofte vil indebære, at vi har behov for at behandle personoplysninger i det følgende afsnit. 

Opgaver på tværs af kommunen

I Aalborg Kommune har vi nogle tværgående opgaver, som enten løses af flere forvaltninger eller som løses der, hvor henvendelsen er modtaget. De tværgående opgaver, og dermed formål med at behandle personoplysninger er:

Aktindsigt

Når vi i Aalborg Kommune modtager en anmodning om aktindsigt, så behandler vi altid anmoderens kontaktoplysninger. Hvis det for eksempel er en journalist, så behandler vi vedkommendes kontaktoplysninger, såsom navn og e-mail. Hvis det er en borger, der har ansøgt om partsaktindsigt, vil vi behandle borgerens kontaktoplysninger og cpr-nummer for at sikre, at vi udleverer oplysninger til den rette borger.  

Derudover behandler vi også de oplysninger, som der er søgt aktindsigt i. Disse oplysninger vil i nogle tilfælde være personoplysninger. Vi behandler aktindsigtsanmodninger efter relevante regler, såsom forvaltningsloven, offentlighedsloven og miljøoplysningsloven. Vi udleverer ikke fortrolige og følsomme personoplysninger til journalister. 

Aftaler  

Når vi i Aalborg Kommune indgår aftaler med samarbejdspartnere og leverandører, så behandler vi ofte samarbejdsparten og/eller leverandørens ansattes kontaktoplysninger. 

Databeskyttelsesretlige sager

Når vi modtager en anmodning om indsigt, sletning, henvendelse til databeskyttelsesrådgiveren eller klage over vores behandling af personoplysninger, så behandler vi anmoderens personoplysninger, herunder for eksempel kontaktoplysninger og cpr-nummer med henblik på entydig identifikation. Vi behandler desuden de oplysninger, som bliver oplyst til os i forbindelse med sagens behandling. 

Ledelsesinformation og statistik

Nogle af de oplysninger vi har om dig, bruger vi til ledelsesinformation og statistik. Det gør vi for, at vi for eksempel kan se og følge udviklingen i, hvor mange personer i Aalborg Kommune, der modtager kontanthjælp, sygedagpenge, hjemmehjælp eller andre ydelser fra kommunen. Når vi bruger dine oplysninger til disse formål, kan vi ikke se, at de handler om dig (dine oplysninger er pseudonymiseret). Det har ingen indflydelse på den ydelse eller hjælp, som du modtager fra kommunen, at vi bruger dine oplysninger til disse formål.

IT-systemer 

Når Aalborg Kommune løser de opgaver som vi som kommune er pålagt, så er det ofte nødvendigt at bruge forskellige IT-systemer. Det kan for eksempel være et journaliseringssystem hvor vi løbende journaliserer i overensstemmelse med forvaltnings- og offentlighedsloven. Det kan også være et fagsystem, hvor der for eksempel gemmes tandlægejournaler. Vi bruger således IT-systemer til at understøtte vores sagsbehandling og drift, og i den forbindelse behandler og opbevarer vi personoplysninger i forskellige IT-systemer. 

Vi forventer at flere og flere systemleverandører vil indarbejde generativ AI teknologi i deres IT-systemer. Generativ AI teknologi fungerer på den måde, at den generative sprogmodel bruger data, herunder personoplysninger, til at lære strukturer og mønstre, som så bruges til at genere relevant indhold/forslag. Når der indarbejdes generativ AI i IT-systemer, så kan dine personoplysninger blive brugt til at træne den generative AI model i systemet. Aalborg Kommune tilstræber at sikre bedst mulig beskyttelse af dine personoplysninger og dine personoplysninger vil ikke blive videregivet til eksterne parter til træning af deres sprogmodeller.

Borgerhenvendelser via e-mail, telefon og lignende

Vi modtager mange forskellige henvendelser fra kommunens borgere, herunder både på e-mail, telefon, fysisk eller digital post eller via vores fagsystemer, og disse henvendelser kan have mange forskellige formål. Det kan eksempelvis være spørgsmål, negativ eller positiv kritik, forespørgsler mv.

Når vi modtager sådanne henvendelser fra borgere, vil vi altid behandle de oplysninger, som borgeren selv har oplyst, f.eks. e-mail, navn og spørgsmål. Vi behandler disse personoplysningerne for at kunne svare på henvendelsen, og derudover vil vi efter reglerne ofte være forpligtet til at journaliserer henvendelsen og vores svar.

Kerneopgaver i forvaltningerne

Aalborg Kommune har syv forvaltninger, der på hver deres område har nogle kerneopgaver, og dermed formål med at behandle personoplysninger. Du kan se de syv forvaltningers kerneopgaver og hvilke personoplysninger der typisk behandles i skemaet:  

Hvis du er ansat i Aalborg Kommune, så kan du læse mere om hvilke oplysninger vi behandler og med hvilket formål på intranettet (VI). 

Hvilke kategorier af personoplysninger behandler vi og hvilke behandlingsgrundlag bruger vi?

Vi behandler både de oplysninger som vi modtager direkte fra dig, for eksempel i forbindelse med at du sender en byggeansøgning til os, opretter dig som bruger på biblioteket, eller skriver en besked på Aula til dit barns lærer. Men vi behandler også oplysninger som vi modtager fra andre borgere eller dataansvarlige. Det kan for eksempel være, når du har været på sygehuset, og lægen har udarbejdet en plan for din genoptræning, som kommunen er ansvarlig for at levere. 

Kategorier af personoplysninger som vi behandler

Aalborg Kommune behandler almindelige personoplysninger, som kan være fortrolige og ikke fortrolige oplysninger samt følsomme personoplysninger.

Aalborg Kommune behandler som udgangspunkt de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan løse vores opgaver som kommune. I afsnittet om kerneopgaver, kan du se hvilke typer personoplysninger, som vi behandler på tværs af kommunen og i de enkelte forvaltninger.  

Hjemmel i loven for behandling af personoplysninger

Aalborg Kommune behandler først og fremmest, og i langt de fleste tilfælde, personoplysninger når vi løser de opgaver, vi som kommune er pålagt. I den forbindelse anvender vi følgende behandlingsgrundlag: 

• Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e, som vedrører behandling af almindelige personoplysninger.
• Databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra e, f og g, som vedrører behandling af følsomme personoplysninger. 
• Databeskyttelsesloven § 8, stk. 1 & 2 som vedrører behandling af oplysninger om strafbare forhold.
• Databeskyttelsesloven § 11, stk. 1 som vedrører behandling af cpr-numre.  

Særligt vedrørende samtykke

Hvis du har givet samtykke efter databeskyttelseslovgivningen til en bestemt behandlingsaktivitet, så behandler vi dine personoplysninger efter følgende behandlingsgrundlag: 

• Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a, som vedrører behandling af almindelige personoplysninger.
• Databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra a, som vedrører behandling af følsomme personoplysninger.

Vær opmærksom på, at hvis du har givet samtykke til at Aalborg Kommune må behandle dine personoplysninger, så kan du altid trække dit samtykke tilbage igen. Samtykkeerklæringen vil ofte forklare hvordan du tilbagekalder dit samtykke. Men du kan også altid trække dit samtykke tilbage ved at give besked herom til den medarbejder eller afdeling, som har med din sag at gøre. Tilbagekaldelsen får virkning for fremtidig behandling af oplysninger. 

Hvorfra modtager vi personoplysninger?

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder, herunder:
-    direkte fra dig, 
-    fra andre borgere,
-    fra myndigheder, institutioner og virksomheder
-    fra kommunens egne medarbejdere, for eksempel parkeringsvagter,
-    fra offentlige registre, for eksempel Det Digitale Motorregister og Det Centrale Personregister (CPR).
Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, får du normalt besked om det, når vi behandler den sag, som oplysningerne indgår i.

Hvilke rettigheder har du?

Aalborg Kommune har pligt til at orientere dig om at vi behandler dine oplysninger. Samtidig har vi pligt til at give dig en række oplysninger. Det er det, vi gør i denne generelle privatlivspolitik. I det omfang, det er relevant, vil denne generelle privatlivspolitik blive suppleret af relevante og mere specifikke oplysninger for en konkret databehandling. Det kan for eksempel være, at du modtager en skrivelse, når du opretter dig i et af kommunens fagsystemer.  

Udover retten til at være oplyst om behandling af dine oplysninger, så giver databeskyttelsesreglerne dig en række rettigheder, for eksempel retten til at anmode om indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig. Disse rettigheder skal du selv anmode kommunen om, hvorefter vi behandler anmodningen. 

Vi skal svare på din anmodning hurtigst muligt, og senest en måned efter, vi har modtaget anmodningen. Er sagen særlig kompleks, kan vi forlænge fristen med to måneder. I så fald skal vi give dig besked, inden den første måned er gået.

Anmodninger er som udgangspunkt gratis. Hvis anmodningerne er åbenbart grundløse eller overdrevne, især fordi de gentages, kan vi dog opkræve et gebyr eller helt afvise at efterkomme anmodningerne. 

Retten til indsigt

Du har ret til at få indsigt i hvilke personoplysninger, vi har registeret om dig, og derudover har du i forbindelse med indsigtsretten ret til følgende oplysninger:  

• formålet med vores behandling af dine oplysninger, 
• hvilket hjemmelsgrundlag vi behandler dine oplysninger på baggrund af, 
• hvilke kategorier af oplysninger vi behandler, 
• hvorvidt vi videregiver dine oplysninger, 
• hvis oplysninger ikke er modtaget fra dig, så hvorfra vi har modtaget dine oplysninger, 
• hvor lang tid vi opbevarer dine oplysninger eller en beskrivelse af de kriterier der anvendes til at fastlægge tidsrum 
• hvorvidt oplysningerne anvendes til automatiske afgørelser eller profilering
• at få at vide, at du kan klage over vores behandling af dine personoplysninger ved Datatilsynet.

Vi kan have mange personoplysninger om dig. Din anmodning kan således tage lang tid at besvare, hvis vi skal søge efter oplysningerne i alle vores systemer. Har du derfor mulighed for at præcisere, hvilke oplysninger du ønsker indsigt i, vil vi kunne behandle din anmodning hurtigere.

Få indsigt i kommunens oplysninger om dig

Retten til sletning og berigtigelse

Du kan anmode om at få slettet eller rettet dine personoplysninger, hvis du for eksempel ønsker at få dem fjernet eller mener, at de er forkerte. I så fald vil dine oplysninger blive slettet i det omfang, som lovgivningen tillader. Aalborg Kommune behandler som udgangspunkt kun oplysninger på baggrund af lovkrav, hvorfor kommunen kun i meget begrænset omfang kan imødekomme anmodninger om sletning.

Der vil typisk være tre situationer, når du anmoder om berigtigelse eller sletning:

1.  Hvis vi er enige i, at dine personoplysninger er urigtige og skal berigtiges, angiver vi tydeligt i din journal, at de er urigtige og ikke må anvendes (vi begrænser dem) samt tilføjer de korrekte oplysninger. Vi sletter ikke noget, da vi som offentlig myndighed til enhver tid skal kunne dokumentere det grundlag, en afgørelse eller beslutning er truffet på.
   
   
2. Hvis vi ikke er enige i, at de personoplysninger du ønsker berigtiget eller slettet, er forkerte, vil vi træffe en afgørelse om, at de ikke skal berigtiges. Vi vil herefter skrive i din sag, at du mener, at dine oplysninger er forkerte.
   
   
3. Hvis de oplysninger du ønsker slettet eller berigtiget har karakter af en subjektiv og faglig vurdering, vil din anmodning om berigtigelse eller sletning betyde, at vi tilføjer en bemærkning i din journal om, at du ikke er enig i konklusionerne.

Som det fremgår af ovenstående, vil vi i langt de fleste tilfælde, hvor vi modtager en anmodning om sletning ikke kunne imødekomme denne. Dog kan der forekomme situationer, hvor vi efterkommer anmodningen om sletning. Det gælder for eksempel, hvis du anmoder om at blive frameldt en service.

Sker der sletning eller berigtigelse i personoplysninger, som vi tidligere har videregivet til andre, skal vi give dem besked om ændringerne, hvis det ikke er umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt.

Retten til begrænsning

Vi foretager en begrænsning af dine personoplysninger i de tilfælde, vi er forpligtet til det. Begrænsningen indebærer, at dine oplysninger ikke underlægges andre former for behandling end opbevaring.

Vi foretager en begrænsning, hvis

1. du bestrider rigtigheden af dine personoplysninger. Begrænsningen ophører først, når vi har taget stilling til oplysningernes rigtighed, 
   
   
2. du gør indsigelse mod behandlingen. Begrænsningen ophører først, når vi har taget stilling til, om kommunens berettigede behov og hensyn vejer tungere end dine berettigede behov og hensyn,
   
   
3. vi ikke længere har behov for at behandle dine personoplysninger men bliver nødt til at (op)bevare dem af juridiske grunde.

Vi begrænser dine personoplysninger ved at flytte dem over i et andet behandlingssystem, på anden vis skærme dem, gøre dem utilgængelige for systemets brugere eller ved tydeligt at markere, at de er omfattet af en begrænsning.

Hvis vi har videregivet begrænsede personoplysninger til andre, giver vi modtagerne besked om den iværksatte begrænsning.

Retten til indsigelse og retten til individuel afgørelse 

Hvis vi skal træffe en afgørelse som har retsvirkning eller betydning for dig, så har du ret til at afgørelsen ikke bliver truffet automatisk, for eksempel af en robot. Det betyder, at der i Aalborg Kommune ikke træffes afgørelser uden menneskelig indblanding. 

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Aalborg Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Vi vil efter en konkret vurdering afgøre, om indsigelsen kan imødekommes eller ej.

Retten til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at få dine personoplysninger udleveret i et format, der er let at læse eller flytte dem til en anden dataansvarlig.

Det kan du, når følgende to betingelser er opfyldt:

• Dine personoplysninger behandles automatisk og er baseret på et samtykke eller nødvendige for at opfylde en kontrakt og
• Du selv har givet os de personoplysninger, som behandles. 

Retten til dataportabilitet gælder imidlertid ikke, hvis dine personoplysninger er nødvendige for at løse opgaver i samfundets interesse, eller vi bruger dem til den behandling, som vi er pålagt, og som derfor er offentlig myndighedsudøvelse.

Hvem deler vi dine personoplysninger med?

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og naturligvis kun, når det er lovligt. Aalborg Kommune har i mange situationer pligt til at videregive personoplysninger til andre myndigheder, organisationer, virksomheder og personer efter gældende lovgivning. Det kan være, når vi håndterer en aktindsigt sag, når vi laver en pligtmæssig aflevering til arkiv eller foretager en høring i en byggesag. 

Der kan også være situationer, hvor vi ikke har en direkte pligt til at videregive personoplysninger, men hvor vi efter gældende lovgivning kan videregive personoplysninger. Det kan være videregivelse af personoplysninger til brug for et videnskabeligt forskningsprojekt.  

Vi kan også overlade personoplysninger til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner. 

Hvor lang tid opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer dine oplysninger, så længe det er nødvendigt for, at vi kan udføre vores opgaver. Vi lægger vægt på hvor lang tid, det tager at behandle din sag/henvendelse i kommunen, om din sag/henvendelse kan påklages til en klageinstans, hvornår din sag/henvendelse bliver forældet og om der er lovkrav der påvirker opbevaringsperiode, når vi fastlægger, hvor længe dine oplysninger vil blive opbevaret. 

Hvordan kontakter du os? 

Aalborg Kommune

Aalborg Kommune
Boulevarden 13
9000 Aalborg

er dataansvarlig for håndtering af dine personoplysninger. Du kan kontakte os via Digital Post eller telefon. 

Find kontaktoplysninger

Databeskyttelsesrådgiveren 

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger. Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiver Kathrine Tvorup Pajkes på følgende måder:  

• Skriv til databeskyttelsesrådgiveren via Digital Post eller almindelig e-mail dbr@aalborg.dk 
• Ring til databeskyttelsesrådgiveren på telefon nummer 99 31 19 75. 
• Send et brev til databeskyttelsesrådgiveren på denne adresse: 
  
  Aalborg Kommune 
  Att. Databeskyttelsesrådgiveren 
  Boulevarden 13 
  9000 Aalborg    

Du kan læse mere om hvad databeskyttelsesrådgiveren kan hjælpe med på www.aalborg.dk/dbr  

Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores håndtering af dine personoplysninger og rettigheder, så opfordrer vi altid til, at du kontakter os. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet. 

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk