Guide om projektorganisering

• Titel: Projektorganisering - værd at vide, når I skal i gang med et nyt projekt.
• Vedtaget: 2023.

Organisering af jeres projekt

Står din forening overfor at skulle opstarte et nyt projekt, er denne guide et godt sted at starte. Den tager dig igennem de basale skridt i organiseringen af større projekter, så I undgår de mest kendte faldgruber og sørger for at give projektet de bedste muligheder.

Efter at have læst denne guide, kan I dykke ned i vores mere tematiserede guides.

Et projekt af mindre karakter kan som oftest ligge i borgerforeningen, samrådet eller lignende. Dette kan for eksempel være et nyt bord-/bænkesæt eller partytelt, reparationer af eksisterende materiel og lignende. Der er umiddelbart ikke grund til at nedsætte en tovholdergruppe eller lignende.

Et projekt af større karakter kræver derimod stærk organisering, bred involvering af lokalsamfundet og mange forskellige kompetencer. Et større projekt kan for eksempel være et nyt byggeri, en ny legeplads, brandingprojekter med videre.

1. Nedsæt en tovholdergruppe, der er ansvarlig for at have det overordnede overblik i hele processen.
2. Nedsæt dernæst arbejdsgrupper med forskellige ansvarsområder.
3. Undgå enmandshære. Et projekt er for sårbart, hvis det drives alene af én, og risikerer at falde til jorden uden en god organisering. Sørg derfor for en stærk organisering med flere involverede.

Den gode tovholdergruppe:

• Rummer mange forskellige kompetencer.
• Rummer alle involverede interesser.
• Har en god forankring i de lokale foreninger og institutioner, der deltager i projektet.
• Er tilstrækkelig stor til, at arbejdsopgaverne kan fordeles – men ikke større end, at den samtidig er beslutningsdygtig og kan arbejde effektivt, ofte 5-8 personer i alt.

Hvordan rekrutterer vi folk til arbejdsgruppen?

Involvér folk fra starten, så de får ejerskab til projektet. Det skaber motivation og giver et godt fundament for samarbejde: lysten skal drive værket i et projekt, der baserer sig på frivillig arbejdskraft.

Brug jeres lokale Facebookside til at informere om projektet og finde folk, der ønsker at bidrage – men også til at få inputs og kritik. I kan også indkalde til borgermøde, omdele informationsark, bruge lidt tid til et andet arrangement eller andet. Entusiasme smitter, så sørg for at borgerne hurtigt får et klart indtryk af, hvorfor det er god en idé.

Forventningsafstem fra start. Hvor ofte mødes vi? Skal der være en dagsorden? En klar forventningsafstemning skaber fundament for et samarbejde med et fælles udgangspunkt.

• Tovholdergruppen har det samlede overblik og sørger for hele tiden at have fingeren på pulsen i forhold til fremgang og eventuelle udfordringer i arbejdsgrupperne. Medlemmerne i tovholdergruppen kan med fordel fordele sig ud i de forskellige arbejdsgrupper, så den bedst mulige overlevering sikres.
  
  
• Økonomigruppen tager sig af regnskaber, budgetter, indkøb, kvitteringer, materialer og så videre. Det vil sige det økonomiske overblik samt, at der er overensstemmelse mellem bestillinger og det leverede. Denne gruppe udpeger fra start en regnskabs- og en indkøbsansvarlig, der har styr på økonomi, kvitteringer, materialer med videre. Det kan også være denne arbejdsgruppe, der håndterer fondsansøgningerne – dog kan dette også være en arbejdsgruppe for sig selv. Organiseringen heraf afhænger af projektets omfang.
  
  
• Kommunikationsgruppen tager sig overordnet set af 2 områder:
  • Intern kommunikation, som består i at holde byen informeret, dette for eksempel på borgermøder, i nyhedsbreve, på sociale medier og lignende.
  • Ekstern kommunikation, som består i at sprede budskabet om projektet, for eksempel ved involvering af presse (lokal/national), politikere og lignende.
    
    
• Byggerigruppen tager sig af forskellige former for tilladelser, for eksempel byggetilladelser og i forhold til fredninger, natur- og kystbeskyttelse, styrer de frivillige, har kontakten til entreprenøren og så videre. Det vil sige alt det, der relaterer sig til de byggetekniske forhold omkring projektet og de folk, der er involveret – både byens egne og folk udefra.
  
  
• Drifts- og vedligeholdelsesgruppen kan nedsættes undervejs, men bliver først sat i spil, når projektet er ført til dørs. Opgaver for gruppen kan for eksempel være vedligehold af træværk, rengøring, indkøb af forskellige materialer, opfyldning af brænde, renovering og lignende. Kort sagt alt det, der sikrer, at projektet kan eksistere og fungere i mange år.
  
  
• Kontakt indenfor målgruppen. Hvis projektet kun er for en bestemt målgruppe, så sørg for at have en kontaktperson, der repræsenterer denne. Spørg til råds, hvis I er i tvivl om, hvilken vej I skal gå. Det er træls at arbejde hårdt for et projekt, som målgruppen ikke finder attraktivt.
  
  
• Øvrige arbejdsgrupper. Projekter er forskellige – derfor kan der også være behov for andre arbejdsgrupper, end dem der er med i dette eksempel. Tag en snak om de væsentligste/største fokusområder i jeres projekt, så I kan tage en drøftelse af hvilke arbejdsgrupper, det er relevante for jer.

Logbog

Før altid logbog/skriv referater, hvor I noterer de beslutninger, der træffes, og de aftaler, der indgås – både internt og eksternt. Dette gælder både tovholder- og arbejdsgrupper. Særligt større (bygge-)projekter kan strække sig over lang tid, og så er det umuligt at holde styr på og huske alle aftaler. Logbøgerne gør det nemmere at koordinere og opdatere på tværs af grupperne, ligesom de gør det nemmere at sluse nye medlemmer ind i projektet undervejs.

Vidensdeling

Aftal fra start, hvordan I vidensdeler undervejs, så ingen informationer går tabt. Dette gælder både internt i tovholdergruppen og eventuelle arbejdsgrupper, men i lige så høj grad på tværs af disse. I kan eksempelvis benytte jer af gratis online tjenester. Sørg for at aftalte et system for, hvordan I holder hinanden orienterede.

Praktiske forhold

Hvis ikke projektet ligger i borgerforeningen eller samrådet, bør tovholdergruppen koble sig på denne eller en anden etableret forening. De ved, hvad der allerede er gang i af projekter, har en bred kontaktflade og har formelle forhold på plads, for eksempel vedtægter, CVR nummer. og NEMkonto.

Disse forhold er væsentlige i forbindelse med søgning af midler fra fonde og puljer. Er det ikke muligt for tovholdergruppe at koble sig på en eksisterende forening, skal gruppen sørge for at have praktiske og formelle forhold på plads, inden der søges puljer og fonde. Vær opmærksom på deres krav til foreningstype.

At arbejde under en eksisterende forening er oplagt for mindre projekter. Er der tale om et større projekt, bør man stifte en selvstændig forening til formålet. Det skyldes, at foreningens vedtægter i så fald bedre kan rumme formålet med projektet.

Oprettelse af en forening – og foreningstyper

Hvis ikke I har mulighed for at organisere jer under en eksisterende forening – eller er projektet af en karakter, der kræver sin egen organisering – skal I stifte jeres egen forening. Der er 5 grundkrav, som kort bliver gennemgået nedenfor. Kravene er ikke skrevet ned i en lov, men defineret ud fra en tolkning af retspraksis. Der findes nemlig ikke en lov for, hvordan foreninger skal se ud, hvilket giver jer stor frihed til at stifte og udvikle jeres forening, som I vil.

Der er dog nogle juridiske grundkrav, der skal efterleves, når foreningen skal administrere økonomi eller eje noget.

Foreningstyper

En forening kan være almennyttig, hvilket vil sige, at den har til formål at arbejde for almenets nytte – i modsætning til kommerciel nytte. Det betyder, at den ikke skal skabe økonomisk overskud til en person eller gruppe af personer.

En almennyttig forening kan finansieres af medlemsbidrag, private sponsorer og offentlige bevillinger og kan være involveret i en bred vifte af aktiviteter, der kan have tilknytning til sagen. Mange af disse aktiviteter kan hver især virke kommercielle, men de gennemføres alle for at bidrage til foreningens formål (jævnfør vedtægterne).

En forening kan også være en selvejende institution. Selvejende institutioner fungerer som en juridisk enhed, der ikke er ejet af nogen modsat for eksempel aktieselskaber. Beslutningstagerne er således hos dem, der driver foreningen, hvilket oftest vil være en bestyrelse. Der findes flere variationer af selvejende institutioner. Overvejes etableringen af en selvejende institution anbefales det at lade sig rådgive af for eksempel revisor eller advokat.

I skal overveje, om I skal momsregistreres eller ej. Momsregistrering er et krav, når der omsættes for mere end 50.000 kroner om året i varer og ydelser. Indtægter som tilskud fra offentlige puljer og fonde eller kontingenter er ikke momspligtige, og I skal derfor ikke betale moms af dem – uanset hvor store de er. I kan finde gode vejledninger omkring momsregistrering på internettet.

Krav 1: Vedtægter

En forening skal formulere og vedtage et sæt vedtægter. Formålet med vedtægterne er at fastlægge, hvad I samles om, og hvordan beslutningsprocesser foregår. Kort defineret er vedtægter en aftale mellem jer, der arbejder sammen om at nå et fælles mål. Det anbefales, at jeres vedtægter blandt andet siger noget om

• Foreningens formål.
• Hvem, der kan være medlem af foreningen.
• Hvem, der leder foreningen (bestyrelsen).
• Hvem. der tegner foreningen.
• Hvordan foreningen kan opløses.
• Hvad formuen skal gå til, hvis foreningen opløses.

Derudover er det en god idé at forholde sig til emner såsom hjemsted, kontingent, generalforsamling, regnskab, tegningsregler og vedtægtsændringer. Det er en fordel for de fleste foreninger at udbygge vedtægterne med paragraffer om andre emner, der er relevante for netop jeres forening.

Krav 2: Ledelse

Enhver forening skal have en klart defineret ledelse, der kan handle og skrive under på foreningens vegne som en kollektiv enhed. Der er ingen bestemmelser for, hvordan I sammensætter ledelsen, men det er almindelig praksis at have en formand, en næstformand og en kasserer.

Krav 3: Medlemmer

Vedtægterne er afgørende for, hvem der kan være medlem af foreningen. Derfor skal I aktivt tage stilling til, hvem foreningen er et fællesskab for. Det anbefales, at I overvejer, om der er en afgrænsning for hvem og hvor mange, der kan optages som medlem – og hvorvidt eksempel virksomheder og andre foreninger kan være medlemmer.

Krav 4: Afgrænset økonomi

Foreningens økonomi skal være afgrænset i forhold til. medlemmer og jer som privatpersoner. Det betyder, at foreningen skal have sine egne konti, budgetter og regnskaber. Udover dette skal I sikre jer, at foreningens økonomi er uafhængig af jeres stiftere, og at midler, der er givet til foreningens formål, ikke kan føres tilbage til foreningens stiftere.

Krav 5: Stiftende generalforsamling

Der skal foreligge dokumentation for, at jeres forening formelt er stiftet. Det anbefales, at jeres forening formelt stiftes på et møde, hvorfra I udarbejder et referat eller lignende som dokumentation. Dette kaldes normalt en stiftende generalforsamling. Det anbefales, at I som minimum udpeger ledelse og vedtager et sæt vedtægter for foreningen til den stiftende generalforsamling.

Øvrige krav, når foreningen modtager tilskud

Udover minimumsfundamentet med de her opstillede 5 krav, kan der være andre krav, hvis I for eksempel ønsker at søge tilskud for offentlige puljer og/eller tilskudsordninger – eller hvis I modtager støttemidler fra sponsorer. Offentlig tilskudsordning medfører for eksempel dokumentationspligt i forhold til brug af midlerne – det vil sige, at de er anvendt til formålet. Vil I have tilskud under Folkeoplysningsloven, skal foreningen være demokratisk opbygget, medlemmer skal betale kontingent, og der skal være et fastsat minimums antal af medlemmer i bestyrelsen. Er I usikre på, hvilke krav der gælder for jer, kan I altid kontakte Landdistriktsgruppen eller Fritidsafdelingen for råd og vejledning.

Hvis I ikke lever op til kravene, kan I ikke kalde jer en forening i juridisk forstand. Det vil betyde, at I ikke kan oprette CVR-nummer, og at I personligt hæfter økonomisk. Derudover risikerer I at blive beskattet personligt, og så går I glip af de fordelagtige ordninger, der findes for foreninger i dansk lovgivning. Dette for eksempel i forhold til skat og moms, skattefrie godtgørelser til frivillige, modtagelse af skattefri gaver, indsamlinger med mere.

Brug af frivillig arbejdskraft

Skab et realistisk billede af følgende, hvis I benytter jer af frivillig arbejdskraft. Hvis I ikke har en i gruppen med praktisk erfaring, bør I alliere jer med én, der har – for eksempel en lokal håndværker – for at få et realistisk billede af omfanget af opgaver.

• Hvad kan og må laves af frivillige?
• Hvor mange opgaver er der, og hvor mange arbejdstimer kan det cirka omregnes til?
• Har byen kapacitet til at dække dette behov?
• Hvad gør vi, hvis vi ikke kan tiltrække nok frivillige – eller nogle falder fra undervejs?

Rekruttér frivillige ved at prikke på skulderen af dem, I ved, har noget at byde ind med. Metoden virker personlig og anerkendende, hvilket ofte engagerer mennesker. Derudover kan I bruge jeres sociale medier samt andre digitale og fysiske kommunikationsveje. Sørg for en tydelig beskrivelse af arbejdsopgaver og forventet tidsforbrug. Det gør det nemmere for den potentielle frivillige at vurdere, om vedkommende kan se sig selv i projektet.

Pas på med at drive rovdrift på både jer selv og jeres frivillige. Der skal være kræfter til hele processen, så sørg for at fordele disse, fremfor at bruge al energi i opstarten, selvom det er nyt og spændende.

Forsikring af frivillig

Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke regler og love der gælder for forsikring af jeres frivillige. Der findes en række guides til dette online, der beskriver forskellige scenarier og situationer. Disse kan I med fordel gøre brug af for at være sikre på, at I har de rigtige forsikringer.

Vær opmærksom på, at der kan være lovpligtige forsikringer – undersøg det derfor, inden I går i gang.

Fasthold engagement og opbakning

Opbakning fra lokalsamfundet styrker projektet – også overfor dem, I søger finansiering hos.

• Tænk over, hvordan I opnår opbakning udenfor jeres egen forening.
• Planlæg, hvordan I vil informere lokalområdet – og gør det løbende.
• Vær åben overfor input fra og dialog med lokalområdets beboere.
• Hav materiale om projektet liggende på jeres hjemmeside.
• Benyt jer af sociale medier, nyhedsbreve, hjemmeside, informationsmøder med videre i jeres kommunikation. Opdater om fremskridt, milepæle, søgen efter hjælp, forsinkelse i tidsplanen og meget mere. Jo mere information, desto mindre risiko for misforståelser og rygtedannelser. Udpeg en, der har ansvar for denne del, så det sker kontinuerligt.

Hvis I ikke møder opbakning, bør I overveje, hvad dette skyldes. Spørg nysgerrigt ind til dette og justér projektet, hvor det giver mening. Selvom tidlig involvering er vigtigt, så er løbende involvering mindst lige så vigtig

Nyttige links

Læs mere om at oprette en ny forening på virk.dk

Læs mere om selv at starte en ny forening på frivillighed.dk

Læs mere om frivillige foreninger på erhvervsstyrelsen.dk

Se gode råd om vedtægter på på frivillighed.dk

Læs mere om bestyrelsesarbejde på frivillighed.dk

Læs mere om inspiration, guides og hjælp til frivilligt arbejde på frivillighed.dk

Hvor kan vi få hjælp?

Hvis I har spørgsmål til denne guide, eller til projektudvikling generelt, er I altid velkomne til at kontakte Landdistriktsgruppen, Fritidsafdelingen og Kulturafdelingen i Sundhed og Kultur. Vi rådgiver gerne om projektudvikling, organisering, fundraising med videre. Hjælpen er gratis og uforpligtende.

Skriv mail til fritid@aalborg.dk

Skriv mail til landdistrikt@aalborg.dk

Skriv mail til kultur@aalborg.dk