Guide om koncerter

• Titel: Koncerter - Værd at vide om planlægning af indendørs events og arrangementer.
• Vedtaget: Landdistriktsgruppen september 2023.

Koncert, stand-up, foredrag – eller noget helt fjerde?

Guiden gennemgår, hvordan man arrangerer koncerter fra a-z. Men, det er overordnet de samme mekanismer med bookingbureau, teknik, afvikling og så videre, der gør sig gældende til standup, foredrag med videre. Guiden er vejledende, da der kan være lokale forhold og særtilfælde, hvor nedenstående ikke er dækkende.

Kontakt Kulturafdelingen, hvis I er i tvivl. 

Events og arrangementer

Livemusik kan noget helt særligt. Når du er til koncert, bliver du lukket ind i et specielt rum, hvor du bliver suget ind i artistens univers. Her kan du blive bevæget, rørt og få vækket din eftertænksomhed – eller du kan blive revet med og opleve, at det er umuligt ikke at bevæge sig, grine, klappe, danse og synge med.

For en stund kan forsamlingshuset, gymnastiksalen, aulaen, hallen eller kroen være et koncertrum, hvor vi er sammen om følelser, fest og fællesskab.

Men hvordan skaber man så dette koncertrum? Hvor skaber man rammerne for disse store oplevelser? Det vil vi prøve at gøre jer klogere på med denne guide.

Det følgende omhandler, hvordan man laver indendørs koncerter. For udendørs koncerter og festivaler gælder der andre regulativer – kontakt Kulturafdelingen, hvis I ønsker at lave en større, udendørs koncert.

Fra idé til afvikling

Når man ser orkestret stå på scenen, ser man kun toppen af isbjerget og har muligvis ikke øje for det arbejde, der går forud for en succesfuld koncertafvikling. Det kræver en del planlægning og mange timers forberedelse. Til gengæld er det alt sliddet værd, og det hele giver mening, ’når musikken spiller’. Hvordan man så får ’musikken til at spille’, vil vi prøve at guide jer igennem i denne gennemgang af de processer, der giver en vellykket koncert; fra idé til afvikling.

Organisering

Først og fremmest skal I overveje, hvordan I er organiseret/vil organisere jer. Det mest fordelagtige er at organisere sig som en forening, da dette giver de bedste forudsætninger for at søge fonde og lignende. Hvis I ikke allerede er organiseret som forening, og heller ikke kan få lov at arbejde under en eksisterende, kan I læse om, hvordan I opretter jer som forening, i guiden 'Projektorganisering'.

Læs mere i 'Guide om projektorganisering'

Finansiering

Når man har etableret sig som forening, har man mulighed for at søge støtte til foreningens aktiviteter, som beskrevet i formålsparagraffen. Støttemulighederne er mange, men varierer – også lokalt. Der er både offentlige, nationale, regionale og kommunale muligheder for støtte til kultur. Ligeledes er kravene til ansøgere meget forskellige.

Ekstern støtte er som regel et vitalt element i en koncertøkonomi, så det er vigtigt at få søgt støtte hjem, så arrangementets finansiering ikke kun afhænger af billet- og barsalg. Der kan være forskellige krav til medfinansiering, revision med mere.

Husk at være ude i god tid, da nogle puljer har halvårlige eller årlige frister. Nogle puljer kan søges til et års aktiviteter, og andre skal der søges til hvert arrangement. Lav eventuelt et årshjul med de forskellige puljers frister, så I altid er på forkant og har det økonomiske fundament på plads. Vær opmærksom på puljernes afrapporteringskrav. Der findes forskellige muligheder for at få støtte og hjælp i Kulturafdelingen.

En anden mulighed for at skabe et økonomisk grundlag for jeres kulturaktiviteter er gennem sponsorer. Her vil lokale virksomheder ofte bidrage økonomisk mod synlighed. Det kan både være direkte økonomisk støtte, eller det kan være ydelser, som I ellers skulle købe jer til. Det er naturligvis altid vigtigt at holde sig for øje, hvad den pågældende virksomheds motiv er samt at sikre sig, at man deler værdier, og at foreningen kan ’stå inde for’ sponsorens produkt.

Ydermere skal man være opmærksom på, at artisterne typisk ikke ønsker at være reklamesøjle. Derfor skal man isolere reklamerne fra artisterne og undlade at reklamere på scenen, så de ikke bliver associeret med et produkt.

I kan læse meget mere om fundraising og økonomi generelt i guiden 'Finansiering og fundraising', der også præsenterer det fundraisingværktøj, som Aalborg Kommune stiller gratis til rådighed til alle foreninger.

Lokale

Når man skal afholde koncerter, er det vigtigt at finde den rigtige lokation. Man behøver heldigvis ikke at have et spillested eller kulturhus for at afholde gode koncerter. Måske kan I afholde koncerter i forsamlingshuset, i kirken, i skolens aula eller på den lokale kro. Det kan også være, at der er en lokal virksomhed, der har et passende lokale – måske sejlerklubbens fælleslokale eller den gamle brugs er et oplagt sted? Mulighederne er mange. 

Når man skal vælge lokale, kan det være en god idé at udse sig et sted, hvor mange faciliteter allerede er til stede eller er i nærheden. Det er vigtigt, at der er vand og toiletter og så videre, men det er også en fordel ikke at skulle ud og leje for mange ting. Det gør arbejdet nemmere og arrangementet billigere, hvis der allerede er borde og stole, en scene, service med videre. Det er yderligere en fordel, hvis stedet er velkendt, ligesom det også er vigtigt, at det er nemt at transportere sig til, og at der er nok parkeringspladser i nærheden.

Tilladelser

Når man skal afholde koncerter, skal man have en række tilladelser. Hvis I ønsker at afholde en koncert i den lokale hal, forsamlingshus eller lignende, er der sikkert lavet brand- og beredskabsplan for stedet. Husk at overholde kapacitetskrav med mere. Hvis I er i tvivl, så kontakt de relevante myndigheder.

For at få lov til at sælge alkohol til jeres arrangement, skal I have en bevilling fra Nordjyllands Politi. Den søger I direkte på politiets hjemmeside.

Booking af artist

Når alt det formelle og lovmæssige samt det økonomiske grundlag er på plads, kan det sjove arbejde gå i gang. Hvilken artist har I lyst til at præsentere? Hvilket band skal komme til byen?

Proceduren for booking varierer afhængigt af bandet. Ved booking af mindre, lokale artister er det ok at skrive direkte til orkestret, men med større artister skal kontakten ske via artistens booker. Bookinginformationen finder man typisk på artisternes egne hjemmesider eller sociale medier. Respektér forretningsgangen og skriv ikke til artisten selv, manageren, pladeselskabet eller forlaget – men til bookeren. Man kan også søge inspiration til artister på bookingbureauernes hjemmesider.

Bookeren forsøger typisk at planlægge en sammenhængende turné til bandet, så derfor arbejder de med en lang tidshorisont på et halvt til et helt år ude i fremtiden. Det er derfor vigtigt at gå i gang med bookingarbejdet i meget god tid. Det er ikke sikkert, det altid kan lade sig gøre at booke lige den artist, man gerne vil, så det er en god idé at forhøre sig om flere artister.

Når man taler med bookingbureauet, går en forhandlingsproces i gang. Det er vigtigt, at I fortæller kapaciteten på jeres sted, da artistens pris også hænger sammen med kapacitet og antal solgte billetter; en artist er typisk dyrere, hvis der er plads til 500, end hvis der er plads til 250. Her må man prøve at forhandle artisten ned i et leje, hvor det giver økonomisk mening i forhold til antal solgte billetter (+ fondsmidler, sponsorer og øvrige indtægter).

I skal være opmærksom på, at der i tillæg til artistens honorar (typisk uden moms) bliver tillagt en provision til bookeren på 15-20% plus moms.

Produktion

Når I forhandler med bookerne, er det vigtigt at være opmærksom på produktionsudgifterne. Medbringer artisten selv højtalere, mixer, forstærker, monitor og lys, eller skal I forestå denne udgift og leje det ind til lejligheden? Har artisten nogle særlige krav til scene og lyd/lys, som I ikke kan efterkomme, eller som er særligt bekostelige? Lyd/lys/scene kan være en stor udgiftspost, så det er vigtigt at få på plads og med i budgettet fra start. Der er en del lokale lyd/lysfirmaer, som kan levere 
alt fra et lille sanganlæg og et par lamper til store scener med fuld lyd/lysproduktion.

Kontrakt

Det er vigtigt at nærlæse kontrakten. Udover de økonomiske krav er det også her, I forpligter jer på at overholde artistens andre krav. Udover de nævnte produktionskrav kan der være andre ting, som artisten forlanger. Det kan være forhold omkring backstage, omklædning med mere. Tag endelig en dialog med bookeren, hvis der er noget, I ikke kan matche – typisk er kravene til forhandling, men det er vigtigt at give besked fra start, hvis der er noget i kontrakten, I ikke kan opfylde. Bookeren sender en tillægskontrakt og ’rider’ med det, spillestedet skal opfylde. Her er typisk både de føromtalte produktionskrav – den ’tekniske rider’ - og så en særskilt ’forplejningsrider’. Det er jer som spillested, der skal bekoste og sørge for, at artisten og artistens crew har både gode arbejdsbetingelser og føler sig godt tilpas. I skal blandt andet levere mad og drikke med mere til hele holdet. Husk at der typisk er lige så mange med bag scenen, som på scenen (lydmand, lysmand, roadie, tourmanager med flere). Det er meget vigtigt, at I sørger for alt, hvad artisten udbeder sig i rideren – et strygebræt, et spejl, en bestemt type mad, kan være meget vigtigt for artisten og koncerten.

Billetsalg

Når artisten er booket, skal billetterne sættes til salg. Her er det også vigtigt at være i en god dialog med bookingbureauet. Måske har bookeren nogle krav til, hvornår koncerten skal eller må offentliggøres (eventuelt sammen med resten af turnéen). Det kan være en fordel at være en del af en turné, så I ikke kun selv står for markedsføring, men artisten også selv markedsfører koncerten.

Når man skal sælge billetter, kan man gøre dette lokalt og manuelt, men man vælger typisk en billet-udbyder. Der er nemlig en række fordele ved at benytte de gængse billetsystemer – her kan man hele tiden monitorere salget, sende besked ud til køberne ved ændringer eller aflysning, skanne billetterne og så videre. Man skal dog være opmærksom på, at man skal betale et gebyr til billetudbyderne.

Markedsføring

Når man har sat billetterne til salg (og eventuelt også inden), skal koncerten markedsføres. Det er vigtigt at nå ud til så mange som muligt, men det er især vigtigt at nå ud til de rigtige. Derfor må man gøre sig nogle tanker om, hvem målgruppen er. Hvis det ’kun’ er lokale, man sigter mod, er det måske bedre at annoncere i lokalavisen fremfor de store aviser – hvis man sigter mod børnefamilier, skal man målrette sin markedsføring til dem og så videre.

Markedsføringen skal gerne ske på flere forskellige platforme. Mulighederne er mange, men det betyder alt for arrangementets succes, at det er synligt. Sørg for at få plakater op i hallen, på skolen, i Brugsen med videre. Få folk til at sprede rygtet mund-til-mund. Uddel flyers. Indryk annoncer i lokalaviser. Opret eventet på de sociale medier, del det i lokale grupper med mere.

Derudover er der også andre mere ’kreative’ markedsføringsfremstød, man kan gøre brug af. Måske kan man få avisen til at give arrangementet noget redaktionel omtale. Måske kan I lave en aftale, hvor avisen interviewer artisten om, at vedkommende kommer til området. Måske kan I få artisten til at lave en video eller et opslag til jeres sociale medier, hvor han/hun omtaler koncerten. Måske kan I få lov til at reklamere for koncerten til andre arrangementer i området. Måske kan I lave en flot promo-video, som folk gerne vil dele, måske kan I lave en konkurrence, der skaber opmærksomhed på koncerten. Kun fantasien sætter grænser.

Mere end en koncert

For at skabe mere end ’bare’ en koncert, hvor folk kommer og går igen, er der en række ting, man kan gøre, både for at øge indtjeningen, men også for at give publikum en længere aften og en større fællesskabsfølelse.

Man kan eksempelvis arrangere spisning inden koncerten, hvor man har mulighed for at sludre med sidemanden og varme op til det store brag. Man kan også arrangere opvarmning før hovednavnet – det kan eventuelt være en lokal sangskriver, der får muligheden for at spille for et større publikum.

Der er også mulighed for at arrangere efterfest, hvor et par musikere måske spiller i baren – så forlænger I både på hyggen og festen, og har mulighed for lidt ekstra indtjekning, hvis I får folk til at blive hængende. Husk dog at alt dette skal godkendes af artistens booker (hvis I laver fællesspisning i koncertlokalet, betyder det eksempelvis, at band og crew er nødt til at møde 2 timer tidligere ind.

Den store dag

Når den store dag oprinder, er det vigtigt at være godt forberedt. Sørg for at holde et møde i forvejen, hvor I fordeler ansvaret ud, så der er styr på det hele.

• Er der lejet stole ind?
• Er der blevet bestilt mad til artisten?
• Har vi husket at printe flyers, hvor vi reklamerer for det næste arrangement?

Frivillige og vagtplan

Det er vigtigt at have nok frivillige og en god bemanding, så I har styr på alle arbejdsopgaverne, og det samtidig er sjovt og ikke for stressende at være med til at afvikle koncerten. Sørg for at have opgaverne uddelegeret og aftal på forhånd i en klar vagtplan, hvem der tager sig af hvad. Man skal typisk bruge folk til; baren, entréen/tjekke billetter, vært for artisten backstage, mad, slæbe grej for orkestret (typisk skal man stille med 2 personer ('hands') til opstilling og nedpakning).

Husk at værdsætte og påskønne de frivilliges arbejde. Når alt er pakket ned og stillet på plads, kan man måske samles om noget at spise og drikke til fyraftenshygge.

Baren

Til ethvert arrangement hører en bar med drikkevarer og lidt forplejning. Dette forsøder arrangementet for deltagerne, men spæder også til rent økonomisk. Sørg for at have nok varer – men sørg også for at have nok frivillige, så der ikke dannes for meget kø. Find et rimeligt prisniveau: frem for at sælge for dyrt, så find hellere produkter, hvor der er en god avance. Find de betalingsløsninger, der passer jer, og sørg for at skilte med betalingsformerne, for eksempel i form af store skilte med betalingsoplysninger. Hvis I er et sted med dårlig internetadgang, kan det være et problem med mobilbetaling – vær derfor også klar til at kunne håndtere kontanter.

Det er en god idé forud for arrangementet at oplyse om, hvordan der kan betales på dagen.

Godt værtskab

Det er vigtigt, I er gode værter. Den slags rygtes hurtigt blandt musikere, og måske har man mulighed for at trække store navne til, fordi man oparbejder et godt ry. Har I mon mulighed for at gøre ’noget ekstra’ – udover det, der forlanges i kontrakten? Er der en, der har mod på at bage en kage, der er lun ved ankomst? Har man mulighed for selv at lave mad? Er der måske en kreativ sjæl, der kan udsmykke bandrummet og gøre det personligt og rart?

Musikere sætter pris på, at man gør lidt ekstra ud af det – hvis I gør det backstage, giver de måske lidt ekstra på scenen. En hotdog til natmad vækker som regel begejstring, og lidt forplejning til hjemturen sættes der helt sikkert også pris på.

Det gode værtskab gælder naturligvis også for publikum. Det er lige så vigtigt, at de går derfra med en oplevelse af, at ikke bare selve koncerten var god, men at koncertstedet også var godt. Kan I indrette lokalet, så det bliver ekstra hyggeligt? Kan I gøre noget for, at de vil anbefale stedet til venner og bekendte? Sørg for at møde alle med et smil og et ’velkommen’ – det smitter af på publikum, som smitter af på artisten, som giver ekstra meget tilbage.

Backstage

I skal stille et omklædningsrum, eller såkaldt ’backstage-rum’, til rådighed for artisten. Det mest optimale er, hvis backstage ligger i umiddelbar nærhed af scenen og helst så artisten ikke er nødt til at gå ned blandt publikum for at komme til og fra scenen.

Backstage er kunstnernes ’hjem’ i de mange timer, de opholder sig hos jer – derfor vil de sikkert også sætte pris på, at I prøver at gøre det hjemligt og hyggeligt – en sofa og lidt bløde møbler sættes der ofte pris på. Det er dog ikke kun artisternes ’hjem’, men også deres arbejdsplads. Der er her, der øves, forberedes, lades op, sminkes, snakkes, varmes op og så videre. Derfor er det også vigtigt, at I respekterer, at det er deres private rum. Sørg for kun at have 1 eller 2 
’værter’, der har adgang backstage, så artisten har mulighed til at få ro og forberede sig til koncerten. Af samme årsag foretrækker de fleste musikere at spise alene sammen med deres crew.

Backstage er ikke et sted, hvor der er adgang for gæster eller frivillige uden ærinde. Til gengæld vil de fleste kunstnere gerne stille op til autografer, selfies og snak efter koncerten, når deres arbejde er overstået.

Afvikling

Hav en god plan for afviklingen og en tidsplan med alle de vigtige tidspunkter. Vær klar i god tid – selv musikere kan komme før tiden. Sørg altid for at være lidt foran. Vær klar til at åbne, før dørene officielt åbner, hav baren fyldt op i god tid og så videre.

Når koncertstart nærmer sig, skal man begynde at signalere, at det snart er tid. Få folk til at sætte sig, få gennet rygerne ind, luk baren 5 minutter før koncertstart og så videre, så salen er klar til, orkestret går på.

Vær klar til igen at kunne håndtere et stort rykind i baren i pausen og få den afviklet, så alle igen er klar til anden halvdel af koncerten.
Få sagt ’tak for i dag’ og ’på gensyn’ til både gæster, frivillige, crew og band, når koncerten er slut.

Reklame

Sørg for at benytte arrangementet til at reklamere for jeres forening og jeres arrangementer. Lad formanden gå på scenen og byde velkommen og fortæl om de kommende arrangementer. Hæng et par plakater op med resten af jeres program. Læg flyers på stolene. Giv en rabat (eventuelt i form af rabatkode) til gæsterne til jeres næste koncert. Mulighederne er mange – men det er med at benytte sig af, at folk allerede ér på jeres sted.

Husk også at få dokumenteret begivenheden. Hav en fotograf med hele dagen, så I kan lægge billeder af både koncerten, men også stemningen, op på jeres sociale medier. Enhver koncert er også en reklame for den næste.

En særlig oplevelse

Når den sidste tone er klinget ud, gulvet er vasket, lyset er tændt, bandet er smuttet, og I nyder roen, er det forhåbentlig det hele værd. Dér kan man sige til hinanden; ’vi gjorde det’. Alt jeres slid har forhåbentlig resulteret i, at bandet følte sig værdsat, publikum følte sig velkomne, de frivillige følte, at de bidrog til noget meningsfuldt 
– alle har fået ’en særlig oplevelse’. I har for et par timer omdannet et lokale til et særligt rum; et rum for store oplevelser, fællesskaber, sammenhold og kunst. Det skal I klappe jer selv på skulderen over – og forhåbentlig siger I til hinanden: ’Vi gør det igen’

Nyttige links

• Læs mere om Aalborg Kommunes pulje til kultur i landdistriktet
  
  
• Læs mere om puljen Kultur i Nærheden på Region Nordjyllands hjemmeside
  
  
• Læs mere om Aalborg Kommunes betingelser og retningslinjer for arrangementer
  
  
• Book offentlige plads i Aalborg Kommune (selvbetjening)
  
  
• Ansøg om lejlighedsbevilling til udskænkning af alkohol på Politiets hjemmeside