Guide om finansiering og fundraising af projekter

• Titel: Finansiering og fundraising - Værd at vide, når I skal søge midler til jeres projekt.
• Vedtaget: 2023.

Godt i gang med fundraising

Planlægger din forening et projekt, som kræver finansiering fra andre end jer selv? Så er det vigtigt, at I meget tidligt i planlægningen forholder jer til, hvor de ekstra penge skal komme fra. Når I begynder på finansieringsplanen samtidig med projektudviklingen, får I mulighed for løbende at justere projektets indhold og omfang i forhold til den økonomi, I vurderer er realistisk, og de støttemuligheder, der kan være ved fonde og puljer.

Organisering

I guiden 'Projektorganisering' er det beskrevet, hvordan I kan skabe en god organisering af arbejdet med et projekt, herunder oprettelse af en forening.

I forhold til fundraising gælder det samme princip, at jo mere omfattende og langvarig fundraisingprocessen er, desto vigtigere er det, at opgaven er forankret ved en person eller gruppe, der kan havde det fulde overblik fra start til slut.

Fundraising er i høj grad et håndværk, som man kan øve sig på og blive bedre til. Derfor er det også ofte en opgave, som ligger ved de samme personer i en forening eller by, og som ikke nødvendigvis er en del af selve projektgruppen. 

Hvis det er tilfældet hos jer, så husk, at der hele tiden skal være en tæt dialog mellem fundraisergruppe og projektgruppe. Det er vigtigt, at fundraiserne forstår projektets behov, og omvendt at projektgruppen er lydhør over for fundraisergruppens vurdering af de mulighederne for at rejse finansiering

Den gode fundraiser skal

• Være tæt på projektet, så man hele tiden har en forståelse af projektets indhold og værdier. Det er altid lettere at sælge en idé, man selv brænder for!
• Kunne lide det strategiske spil med at afsøge muligheder og finde kreative løsninger: Hvordan kan netop dette projekt skille sig ud – eller passe ind?
• Ikke være bange for at ringe op til en fond eller banke på døren hos en lokale virksomhed. Den personlige kontakt er ofte det, der kan gøre forskellen.
• Have det forkromede overblik – og gerne en forkærlighed for regneark. Det kræver stor grundighed at have overblik over tidsfrister og betingelser i forskellige tilskud, sponsorater eller borgeraktier.
• Tåle at få et nej! Uanset hvor rutineret en fundraiser, man er, vil man støde ind i afslag og afvisninger

Koordinering mellem fundraising og projektudvikling

Det er vigtigt, at der fra begyndelsen foregår en tæt koordinering mellem projektudviklingsgruppen og fundraisinggruppen – og særligt hvis I planlægger at søge fonde og puljer til projektet.

Det er fondene, der suverænt bestemmer hvilke typer af projekter, de vil støtte. Derfor er det en stor fordel tidligt at sætte sig ind i, hvilke fonde og puljer, der kan være relevante for jeres projekttype – hvilke ansøgningsfrister de har, særlige indsatsområder, specielle krav til projektindhold, målgrupper og organisering. Det giver jer en mulighed for løbende at tilpasse eller vinkle projektet, så det passer ind i kriterierne ved de fonde, fundraisinggruppen finder frem til.

Omvendt er det lige så vigtigt, at projektgruppen hele tiden holder fast i, at projektet ikke bevæger sig væk fra at løse den centrale udfordring, der var udgangspunktet for projektet – eller fra de værdier foreningen bygger på. Også selvom det betyder, at I må opgive at søge en pulje, som fundraiserne har fundet frem til. Dette parløb er for eksempel beskrevet i PUST-modellen, som er et værktøj på Fundraising Club, hvor du kan finde mere information om den.

Se gode råd i Guide om projektudvikling

Planlægning

• Idé
• Formål
• Målgrupper
• Fondsmuligheder
• Research
• Fondsstrategi

Udvikling

• Samarbejdspartnere
• Dialog med fonde
• Konkretisering
• Budget og finansiering

Søg

• Projektbeskrivelse
• Ansøgning
• Bilag

Tilsagn

• Tilsagn
• Realisering
• Markedsføring
• Evaluering

Finansieringskilder

Der er flere veje til at skaffe penge til et projekt. Og I vil meget ofte skulle kombinere flere muligheder for at komme helt i mål.

Finansiering kan for eksempel komme fra:

1. Foreningen: via egenkapital, overskud fra arrangementer eller optagelse af lån.
2. Lokale virksomheder: Sponsorater i form af penge, tjenesteydelser eller varer.
3. Borgere og lokalsamfund: For eksempel: indsamlinger, borgeraktier eller crowdfunding.
4. Private og offentlige fonde og puljer: Via ansøgning.

Vi ser nærmere på de forskellige muligheder herunder.

Foreningens eget bidrag

Det er næsten altid afgørende at vise, at foreningen selv er villig til at investere i projektet. Det kan være med en del af foreningens egenkapital, overskud fra aktiviteter, som afholdes for at samle ind til projektet eller ved lånoptagelse.

Det er vigtigt, at beslutninger om foreningens eget bidrag træffes i bestyrelsen (eller på generalforsamlingen, hvis det er meget store projekter). På den måde kan I dokumentere bidraget overfor fonde og puljer, hvor I søger penge – og I kan undgå, at der senere i processen opstår tvivl om, hvordan og hvor meget foreningen selv vil bidrage med.

Sponsorater fra lokale virksomheder

Sponsorater i form af penge, tjenesteydelser eller varer fra lokale virksomheder, kan have stor værdi for rigtig mange projekter. Ofte kan et læs jord eller nogle timer med en rendegraver betyde mere end kontante beløb til at købe de samme ydelser for.

Sponsorater kræver benarbejde og ihærdighed, men samtidig er de bidrag, I får fra lokale virksomheder, ofte meget lette at have med at gøre og uden en masse krav og betingelser.

Husk samtidig at tænke over, hvad I kan tilbyde til gengæld for sponsoraterne: En reklame på hjemmesiden, tak på jeres sociale medier eller måske at lægge hus til et firmaarrangement.

Borgere og lokalsamfund

Der er mange forskellige måder at indsamle penge i lokalområdet. Det kan for eksempel være ved salg af borgeraktier, forhåndssalg af billetter eller udlejninger eller crowdfunding. 
I skal dog være opmærksomme på, at der gælder regler for alle former for indsamlinger, som det er jeres ansvar at overholde. Hvis I er det mindste i tvivl, så søg hjælp ved en revisor, inden I går i gang. Udgiften til dette kan ofte indgå i projektets budget.

Der findes desuden en række professionelle platforme for crowdfunding. Her er der et firma, der påtager sig ansvaret for, at det foregår efter reglerne. Husk dog, at selv om I her får hjælp til administrationen, så kræver det den samme opsøgende indsats fra foreningens side at få naboer, medlemmer, forældre og så videre til at bidrage. 

Det er måske ikke de store beløb, der kan indsamles i byen, men de er med til at forankre ejerskabet i lokalsamfundet. Samtidig viser det både jer selv i foreningen, og de fonde og puljer som I måske vil søge, at der er opbakning til projektet udenfor den snævre projektgruppe.

Frivilligt arbejde er en anden stor og vigtig ressource for mange projekter. Her skal I blot være opmærksomme på, at man meget få steder kan skrive værdien af det frivillige arbejde ind i som medfinansiering i finansieringsplaner. 

Frivilligt arbejde i projekter er beskrevet i guiden 'Projektorganisering'.

Aalborg Kommunes puljer og tilskudsordninger

På Aalborg Kommunes hjemmeside kan du altid se en oversigt over, hvilke puljer og tilskudsordninger, der udbydes til foreninger. Der er en lang række af puljer, der blandt andet støtter projekter i landdistriktet, kulturaktiviteter, frivilligt socialt arbejde og folkeoplysende foreninger.

Du skal altid kun søge én kommunal pulje – også selv om du måske tænker, at dit projekt passer ind flere steder. Hvis du er i tvivl, så ring til puljens kontaktperson – eller den konsulent, du er vant til at tale med om foreningens aktiviteter.

I forhold til selve ansøgningen, kan du følge de samme råd, som kommer i næste afsnit om private og (andre) offentlige fonde og puljer.

Fundraising ved private og offentlige fonde og puljer

Når det gælder fundraising ved private og offentlige puljer og fonde, er det vigtigt at være opmærksom på:

• At man sjældent kan finansiere et projekt udelukkende med fondsmidler.
• At der er projekttyper, der er meget svære at få finansieret med fondsmidler (for eksempel drift, basale renoveringer og gentagne arrangementer).
• At det kan tage meget lang tid og være meget tidskrævende at søge fonde og puljer.
• At mange fonde i dag er meget strategiske i forhold til, hvordan de uddeler deres midler.
• Det er derfor vigtigt grundigt at overveje, om fundraising ved fonde og puljer er den rette vej for jeres projekt, inden I går i gang – og at sætte god tid af til processen. 

Læg en plan for finansiering

Når I har skabt et overblik over, hvilke mulige finansieringskilder, der kan være til jeres projekt, er det tid til at lægge en plan for, hvordan I vil gribe fundraisingen an. 
Spørg jer selv:

• Hvor meget kan foreningen selv bidrage med – i likvide midler og eventuelle lån? Husk at få dette behandlet i bestyrelsen eller på generalforsamlingen (afhængig af 
  projektets størrelse).
• Hvor meget er det realistisk at skaffe i lokale sponsorater af penge eller tjenesteydelser – og hvilke firmaer, vil I henvende jer til? Hvis ikke I har erfaringer 
  fra tidligere projekter, så spørg eventuelt andre foreninger i byen, hvad deres oplevelse har været.
• Hvor meget forventer I at kunne indsamle ved medlemmer og borgere i lokalområdet? Lav gerne en afstemning på Facebook, i et spørgeskema eller lignende, for at danne jer et indtryk af opbakningen.
• Hvilke fonde og puljer, er relevante at søge – og hvor store beløb? 

Begynd med at opstille et skema over, hvor I vil forsøge at skaffe midlerne fra. Dette skema udbygges og tilpasses hen ad vejen, så I hele tiden har overblik over, hvor mange penge, I har tilsagn om, hvem der er spurgt, hvor der er søgt, hvornår der forventes svar, hvilke forpligtelser der er knyttet til donationer og bevillinger med videre.

Gode råd ved fundraising

• Tilmeld jer fondsdatabasen, Fundraising Club, som Aalborg Kommune stiller til rådighed for alle foreninger. Se links nedenfor.
• Brug søgefunktion og nyhedsbrev på Fundraising Club til at skabe overblik, finde ansøgningsfrister med videre. 
  Og søg gerne lidt på kryds og tværs med forskellige vinkler og søgeord. Alle projekter er forskellige, og ingen fondsdatabase er perfekt - så du får aldrig det fuldstændige overblik ved én søgning.
• Følg relevante fonde på sociale medier og tilmeld jer nyhedsbreve – for at få løbende information om muligheder.
• Kontakt så vidt muligt den enkelte fond før ansøgning – mange fonde vejleder gerne ansøgere.
• Benyt jer af alle de muligheder for hjælp og vejledning, der ligger på fondenes hjemmesider – det kan 
  være webinarer, mulighed for at få en forhåndsvurdering og oversigter over tidligere støttede projekter.
• Forhold jer nøgternt til fonden/puljens formål og kriterier – og undersøg om de tidligere har støttet projekter, der ligner jeres. Det er spild af tid at prøve at overbevise en fond om at støtte jeres projekt, hvis ikke det falder inden for deres kriterier og præferencer.
• Gør jer umage – og sørg for at alle de oplysninger, fonden efterspørger, er med i ansøgningen.
• Søg kommunalt først – eller spørg om projektet kan få en støtteerklæring. De private fonde lægger ofte stor vægt på, om kommunen er positiv overfor et projekt.

Finansieringsplan i fondsansøgninger

I ansøgninger til fonde og puljer, skal der næsten altid opstilles en finansieringsplan for projektet. Det er vigtigt, at den finansieringsplan, I opgiver, balancerer præcis med projektets budget, også selv om det kan virke helt usandsynligt, at I reelt får præcis det ansøgte beløb ved alle de fonde, I planlægger at søge.

Finansieringsplanen i en ansøgning skal ses som jeres bedste bud på ansøgningstidspunktet, og den bruges primært til at vurdere, om I har en realistisk fornemmelse for, hvor mange penge I kan søge til projektet – og til at se, om foreningen og lokalsamfundet også selv bidrager til festen.

Det er derfor heller ikke noget problem, at finansieringsplanen ændres i takt med at I får tilsagn og afslag på ansøgninger. Læs mere om finansieringsplaner i guiden ”Projektudvikling”.

Mulighed for etapeopdeling?

Ved større projekter med flere elementer kan det være en fordel i forhold til fondsansøgning på forhånd at overveje, om der er mulighed for etapeopdeling og/eller prioritering mellem delprojekter. Det sender dels et signal til fondene om, at I 'kan nøjes' med mindre, hvis ikke de har mulighed for at støtte med det fulde beløb – og dels giver det jer bedre muligheder for at gennemføre dele af projektet, hvis ikke I opnår fuld finansiering inden for den tidsramme, I har til fundraising.

Det kan for eksempel være, hvis I planlægger en aktivitetsplads med bålhytte, shelters og naturlegeplads.

Husk dog, at de enkelte etaper skal kunne have en værdi i sig selv, hvis det ikke lykkes at søge flere penge hjem på et senere tidspunkt.

Læs mere om etapeopdeling i Guide om projektudvikling

Fra plan til eksekvering

Gode råd i selve ansøgningsprocessen

• Lav en oversigt, hvor I hele tiden kan følge med i de relevante fonde og puljers ansøgningsfrister, svartider – og selvfølgelig status på jeres ansøgninger.
• Søg så vidt muligt en kommunal pulje først – eller spørg om I kan få en støtteerklæring.
• Hav tålmodighed og søg ikke alle fonde på en gang, men læg en plan hvor I (så vidt muligt) søger de mest relevante først. Det giver mulighed for at skrive tilsagn ind i kommende ansøgninger og øger chancen ved de næste fonde, hvis de kan se, at andre allerede tror på projektet.
• Sørg for at gemme en kopi af hver enkelt ansøgning, sådan at I altid kan finde tilbage til, hvad I præcis har lovet.
• Vær altid helt åben om, hvor der er søgt og hvor meget. Også hvis I modtager tilsagn fra en fond, mens I har ansøgninger ude ved andre fonde.
• Sørg for at have alle vigtige dokumenter og oplysninger placeret i et fælles drev. Det gælder for eksempel oversigter over borgeraktier, aftaler om sponsorater – og modydelser, 
  som for eksempel først skal leveres efter indvielse, tilsagn og betingelser fra fonde, og login-oplysninger til ansøgningssystemer.

Tilsagn

Forhåbentlig når I så langt, at I får et eller flere tilsagn fra fonde og puljer. Husk at et tilsagn er en bindende aftale om at gennemføre projektet præcist som beskrevet i ansøgningen. Læs derfor altid tilsagnet grundigt igennem, og sørg for at overholde betingelserne i det.

Vær særligt opmærksom på:

• Accept: Der skal som regel indsendes en accept af bevillingens betingelser.
• Kriterier før opstart: De mest almindelige kriterier er, at projektet skal være fuldt finansieret, og at der er indhentet de nødvendige tilladelser, som for eksempel byggetilladelse. Der vil desuden ofte stå, at projektet ikke må opstartes, før det er godkendt af den enkelte fond eller pulje.
• Projektændringer: Alle væsentlige projektændringer skal godkendes ved fonden, inden de gennemføres. Det gælder for eksempel hvis I ændrer i indhold, budget eller tidsplan. 
  Er I i tvivl om, hvad der er en væsentlig ændring, så spørg altid hellere en gang for meget end for lidt. Husk at få svarene på skrift, så I er helt sikre på, hvad den nye aftale er.
• Tidsfrist for gennemførelse: Alle tilsagn har en udløbsdato, hvor pengene som udgangspunkt forsvinder igen, hvis ikke I har brugt dem. Ofte vil I kunne få udsættelse, hvis projektet er forsinket – men det er jeres eget ansvar at spørge om dette i god tid inden tilsagnet 
  udløber.
• Kommunikation: De fleste fonde har regler for, hvordan I kan/skal synliggøre deres bidrag, og vil som regel også godkende pressemeddelelser og lignende, hvor fondens navn nævnes.
• Udbetaling af midler: Der er stor forskel på, hvordan og hvornår de enkelte fonde udbetaler deres tilsagn. Hvis pengene først udbetales, når projektet er gennemført og afrapporteret, er det vigtigt, at I har sikret jer, at I har penge på kontoen eller en aftale med banken om for eksempel en byggekredit. Udgifter hertil vil ofte kunne indgå i projektets budget, hvis det er skrevet ind i ansøgningen.

Afslag

Alle der søger fonde og puljer vil en gang i mellem – og nogle gange ofte – opleve at få afslag på ansøgninger.

• Forsøg at få en begrundelse: Prøv så vidt muligt at få en begrundelse fra fonden eller puljens sagsbehandler. Her kan der være meget vigtig læring at hente.
• Forhold jer kritisk til jeres ansøgning: Var projektets idé tydeligt nok beskrevet, passede den ind i puljens formål, var alle vigtige oplysninger med, var det ansøgte beløb realistisk i forhold til puljens størrelse og andre bevillinger? Eller er der andet, I selv kan sætte en finger på – og gøre bedre næste gang?
• Og sidst men ikke mindst: Lad jer ikke slå ud! Alle der søger fonde og puljer oplever at få afslag, også selv om projektet er godt og velbeskrevet. De fleste fonde modtager nemlig langt flere ansøgninger, end de har mulighed for at støtte.

Bliver I ved at få afslag på afslag, er det selvfølgelig på sin plads at vurdere, om I skal fortsætte ad denne vej.

Hvis finansieringsplanen ikke holder

Nogle gange lykkes det ikke at få samlet alle de penge ind, som I havde budgetteret med, og I bliver tvunget til at lave en plan B. Dette er ofte lettest, hvis I på forhånd har beskrevet en mulighed for etapeopdeling eller prioritering af hvilke delprojekter, der er vigtigst.

Inden I beskærer eller etapeopdeler projektet, er det vigtigt, at I kontakter alle bevillingsgivere for at aftale, hvilke konsekvenser det vil få for deres tilsagn. Det gælder både for fondsbevillinger og sponsorater, borgeraktier eller lignende.

Selv om det kan være virkelig ærgerligt at måtte frasige sig midler, så kan det være bedre at opgive, end at gennemføre et projekt, der er så beskåret, at det ikke løser det problem eller behov, det var tiltænkt. Et sådant projekt vil blot skabe dårlig omtale i byen, og stå som et varigt minde om et nederlag for foreningen. Så er det bedre at opgive projektet, og bruge kræfterne på noget, som er mere levedygtigt og giver positiv energi.

Afrapportering og afslutning

Når projektet er gennemført og indvielsen afholdt, er det naturligt at fokus hurtigt rettes mod andre aktiviteter. Inden I lukker fundraisinggruppen ned, eller kaster jer over nye ansøgninger, er det dog vigtigt, at I sikrer jer, at alle formelle krav i forskellige tilsagn er overholdt.

Det kan typisk være indsendelse eller upload af:

• Slutregnskab, med eller uden bilag og eventuel revision.
• Relevante tilladelser, for eksempel ibrugtagningstilladelse eller godkendelse fra legepladsinspektør.
• Fotodokumentation.
• Evaluering af projektets gennemførsel.

Nogle fonde stiller desuden krav om deltagelse i evalueringer af de puljer, I har fået støtte fra eller deltagelse i effektevaluering efter for eksempel 1 år.

Andre vigtige ting for fundraisinggruppen at huske ved afslutning

•  Sikre at alle bidragydere nævnes i taler ved indvielse, pressemeddelelser og opslag på sociale medier (husk at tjekke om der er krav i tilsagnsbreve om godkendelse).
• Opsætning af sponsorskilte, logoer på kort og så videre, som I har lovet i forbindelse med ansøgning eller accept. 
  af tilsagn, og som de udførende i projektgruppen ikke nødvendigvis er opmærksomme på.
• Send en tak for samarbejdet til kontaktpersoner med videre – måske får I brug for at søge samme sted en anden gang.

Nyttige links

• På Fundraising Club findes en række værktøjer om at fundraise såsom guides, webinarer, nyhedsbrev og fondsdatabase.
  Søg eksterne fonde og puljer som forening på Fundraising Club.